Buchhaltung in der Schweiz – Pflicht, Praxis und Potenzial für Unternehmen (2025)

Die Buchhaltung ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist das Fundament jeder wirtschaftlich tragfähigen Unternehmung in der Schweiz. Sie dient der finanziellen Steuerung, der Haftungsvermeidung und bildet die Grundlage für die Steuererklärung, die Jahresrechnung, die Mehrwertsteuer-Abrechnung (MWST) und die Kommunikation mit Banken, Investoren oder dem Handelsregisteramt.

Ob Einzelfirma, GmbH, AG oder Stiftung: Jede Organisation mit wirtschaftlicher Tätigkeit unterliegt der Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung nach den Vorgaben des Obligationenrechts (Art. 957 ff. OR), ergänzt durch steuerrechtliche und branchenspezifische Bestimmungen.

Gemäss Schweizer Recht müssen alle juristischen Personen sowie Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz ab CHF 500’000 eine doppelte Buchführung führen. Darunter ist eine vereinfachte Buchhaltung zulässig, bestehend aus einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einem Vermögensnachweis.

Buchhaltungspflichtig sind insbesondere:

• Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) ab Gründung
• Kollektiv- und Kommanditgesellschaften mit Umsätzen über CHF 500’000
• Stiftungen und Vereine mit wirtschaftlicher Tätigkeit
• ausländische Unternehmen mit steuerpflichtiger Leistung in der Schweiz (MWST)

Auch gemeinnützige Organisationen, die in der Schweiz operieren oder spendensteuerbefreit sein wollen, benötigen eine revisionssichere Buchführung.

Die gesetzlich geforderte Buchhaltung muss jederzeit klar, systematisch und nachvollziehbar sein. Sie umfasst unter anderem:

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall mindestens zweimal erfasst – einmal auf der Soll-Seite, einmal auf der Haben-Seite.

Gemäss Art. 958f OR sind Buchhaltungsunterlagen und Geschäftskorrespondenz mindestens 10 Jahre aufzubewahren – dies kann auch elektronisch erfolgen, sofern die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Systematik gewährleistet ist.

Aufbewahrungspflichtig sind z. B.:

• Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Verträge)
• Buchungsjournale, Hauptbuch, Nebenbücher
• MWST-Abrechnungen, Lohnabrechnungen, Steuerbescheide
• Jahresabschlüsse, Revisionsberichte, Generalversammlungsprotokolle

Die Kosten der Buchhaltung variieren je nach Unternehmensform, Komplexität und interner Organisation. Einzelunternehmen ohne MWST-Pflicht können mit monatlichen Kosten ab CHF 150 rechnen, während GmbHs oder AGs mit Lohnbuchhaltung, MWST und Reporting deutlich höhere Anforderungen haben.

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für Effizienz, Revisionssicherheit und MWST-Konformität. In der Schweiz bewährte Programme sind:

Wichtig ist, dass die Software:

• dem Obligationenrecht (OR) und MWSTG entspricht
• revisionssicher speichert (z. B. PDF/A, Audit-Log)
• Schnittstellen zu E-Banking, Lohn, Debitoren bietet

Viele Unternehmen entscheiden sich für Outsourcing der Buchhaltung, insbesondere bei fehlender interner Kapazität oder zur Reduktion von Haftungsrisiken. Treuhänder übernehmen dabei:

Goldblum & Partners vereint dabei juristische Expertise mit Treuhandpraxis – ideal für Mandanten mit komplexer Struktur, internationalen Beteiligungen oder regulatorischem Bezug.

Viele Unternehmer unterschätzen den Umfang und die rechtlichen Risiken mangelnder Buchhaltung:

• Nichtmeldung bei der MWST kann zu Nachsteuern, Zinsen und Bussgeld führen
• fehlende Belege machen Buchungen angreifbar
• private Ausgaben in der Buchhaltung gefährden die steuerliche Abzugsfähigkeit
• verspätete Einreichung von Jahresrechnungen oder Steuererklärungen führt zu Verzugszinsen
• fehlende Aufbewahrung kann zivil- und strafrechtliche Konsequenzen haben

Als auf Gesellschafts-, Steuer- und Treuhandrecht spezialisierte Kanzlei bietet Goldblum & Partners:

• Einrichtung und Betreuung von Buchhaltungssystemen für GmbH, AG, Stiftung oder Holding
• Vertretung bei Steuerrevisionen, Betriebsprüfungen, Betreibungen
• Unterstützung bei MWST-Rückerstattungen und Korrekturabrechnungen
• Erstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen, Lohnbuchhaltung, Quellensteuer
• Begleitung bei Gründung, Umstrukturierung, Migration von Buchhaltungssystemen

Wir arbeiten mit Mandanten in Zürich, Zug, Luzern, Basel und international – in deutscher, englischer, französischer und ukrainischer Sprache.