Die einzelne Einheit
Zweckgesellschaft & SPV
Die vollständige Verwaltung der einzelnen Gesellschaft, aus der ein Portfolio besteht: Domizil, Verwaltungsrat, Bücher, Banking.
Zweckgesellschaft & SPVEntity Management
Schweiz
Entity Management Schweiz ist die laufende Verwaltung eines Portfolios von Gesellschaften als geführter Dienst: den Sitz und die Domiziladresse jeder Einheit stellen, Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung koordinieren, die Fristen und Pflichten über die ganze Gruppe hinweg überwachen und die Register, Protokolle und Einreichungen sauber führen. Eine einzelne Gesellschaft ist eine Sekretariatsaufgabe; ein Portfolio ist eine Koordinationsaufgabe, in der das Risiko nicht mehr aus der vergessenen Einzelaufgabe entsteht, sondern aus der unkoordinierten Gruppe. Wir führen diese Matrix an einem Ort, damit keine Frist übersehen wird und jede Einheit gegenüber Banken und Prüfern in gutem Stand bleibt.
Marcus Altenburg, Aktualisiert Auf einen Blick
Ein Portfolio, an einem Ort geführt.
Die koordinierende Schicht über der einzelnen Gesellschaft.
- Umfang
- Ein oder viele Gesellschaften, laufend
- Kern
- Domizil, Fristen, Organe, Register
- Koordiniert
- Verwaltungsrat, Revision, Steuern
- Für
- Konsistenz gegenüber Banken & Prüfern
- Wir sind
- die Kanzlei – nicht das Register
Das Wesentliche
Was Entity Management Schweiz ist
Entity Management Schweiz ist die laufende Verwaltung einer oder, häufiger, mehrerer Schweizer Gesellschaften als geführter Dienst statt als Reihe einzelner Aufgaben. Es hält jede Einheit im Portfolio in gutem Stand: den Sitz und die Domiziladresse, die Koordination von Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung, die Überwachung aller Fristen und Pflichten und die Führung der Register, Protokolle und Einreichungen. Der gesetzliche Rahmen ist das Obligationenrecht, und die Angaben jeder Gesellschaft werden im Handelsregister sichtbar. Wir führen das Portfolio an einem Ort, damit keine Frist übersehen wird und jede Einheit der Prüfung standhält.
Die entscheidende Verschiebung liegt nicht in der Zahl der Aufgaben, sondern in ihrer Koordination. Bei einer Gesellschaft geht es darum, ihre Kette von Pflichten zu führen; bei einer Gruppe geht es darum, viele parallele Ketten gegeneinander zu orchestrieren, ihre Angaben konsistent zu halten und die Domizile und die Substanz über die Einheiten hinweg abzustimmen. Das ist der Grund, weshalb Entity Management eine eigene Disziplin ist und nicht bloss ein Sekretariat, das man vervielfacht: Zehn Gesellschaften einzeln zu führen ist nicht dasselbe wie eine Gruppe von zehn Gesellschaften zu führen, weil die Gruppe Abhängigkeiten trägt, die die Einzelgesellschaft nicht kennt.
Für einen ausländischen Konzern, der über seine Schweizer Einheiten selten hinsieht, ist genau diese koordinierende Schicht das, was fehlt. Die einzelnen Töchter mögen jede für sich einen lokalen Treuhänder oder eine lokale Buchhaltung haben, doch niemand hält die Gruppe als Ganzes zusammen, gleicht ihre Angaben ab und sorgt dafür, dass die Fristen der einen mit den Abhängigkeiten der anderen zusammenpassen. Das Ergebnis ist eine Gruppe, die auf dem Papier verwaltet ist, aber in der Summe niemandem gehört, bis eine Bank, ein Prüfer oder eine Konzernrevision die Einheiten nebeneinanderlegt und die Lücken sichtbar werden. Entity Management ist die Antwort auf diese Lücke: eine Stelle, die die ganze Gruppe kennt und führt.
Für wen das gedacht ist
- Holdinggruppen mit mehreren Schweizer Töchtern;
- ausländische Konzerne mit einer Handvoll Schweizer Einheiten;
- Investmentvehikel mit mehreren Zweckgesellschaften;
- Fintech- und Krypto-Gruppen mit Holding, operativer und emittierender Einheit.
Wo es hineinpasst
Entity Management ist die koordinierende Schicht über der Verwaltung der einzelnen Zweckgesellschaft. Es stützt sich auf den Sitz mit echter Domiziladresse jeder Einheit, stimmt das Schweizer Substanz-Paket über die Gruppe hinweg ab und ist Teil unserer Treuhand- und Substanzdienste.
Der Umfang
Was der Dienst umfasst
Entity Management setzt sich aus Bereichen zusammen, von denen jeder für sich vertraut ist, deren Wert aber daraus entsteht, dass sie über das ganze Portfolio hinweg an einem Ort geführt werden. Der Mix ist pro Gruppe bemessen: Eine Holding mit zwei ruhigen Töchtern verlangt weniger als ein Dutzend aktiver Gesellschaften über mehrere Kantone. Was jeden Bereich vom Sekretariat einer einzelnen Gesellschaft unterscheidet, ist die Frage, die dahintersteht: nicht «ist diese eine Aufgabe erledigt?», sondern «bleibt die ganze Gruppe konsistent und in Frist?».
| Bereich | Was laufend geschieht | Typisches Risiko ohne Management |
|---|---|---|
| Sitz & Domizil | Domiziladresse jeder Einheit gestellt und koordiniert | uneinheitliche Adressen, Post verpasst, Domizil ohne Substanz |
| Organe & Berater | Verwaltungsrat, Revisionsstelle, Steuerberatung koordiniert | Unterlagen zu spät, Berater ohne die nötigen Angaben |
| Fristen & Pflichten | Generalversammlung, Revision, Register- und Steuerfristen überwacht | eine Tochter verpasst eine Frist, während eine andere läuft |
| Corporate Housekeeping | Protokolle, Aktien- und Anteilbücher, Register geführt | veraltete oder lückenhafte Register, fehlende Beschlüsse |
| Gruppenweite Konsistenz | Angaben über Bücher, Register und Banken abgeglichen | widersprüchliche Angaben, Bank stellt die Beziehung infrage |
Der rote Faden durch alle Bereiche ist die Konsistenz über die Gruppe. Eine einzelne veraltete Angabe bei einer Tochter ist für sich harmlos; über ein Portfolio hinweg, das eine Bank oder ein Prüfer als Ganzes ansieht, wird sie zur Lücke, die die ganze Gruppe infrage stellt. Entity Management führt jeden dieser Bereiche nicht als isolierte Aufgabe, sondern als Teil einer Gruppe, die zueinander stimmen muss.
Die Koordination der Organe und Berater
Ein Teil der Arbeit, der bei der einzelnen Gesellschaft kaum auffällt, wird über ein Portfolio zur eigentlichen Belastung: die rechtzeitige Koordination von Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung. Jede Einheit hat ihre eigenen Organe und ihre eigenen Berater, und jede von ihnen braucht zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Unterlagen: Der Verwaltungsrat der Holding kann seine Beschlüsse erst fassen, wenn die Töchter ihre Abschlüsse geliefert haben; die Revisionsstelle jeder Einheit braucht die Bücher rechtzeitig vor ihrer Frist; die Steuerberatung braucht die konsolidierte Sicht, um die Positionen der Gruppe stimmig zu erklären. Wenn diese Übergaben nicht orchestriert sind, verschiebt sich alles nach hinten, und die Verzögerung bei einer Einheit reisst die nächste mit. Entity Management sitzt an der Schnittstelle und stellt sicher, dass jeder Berater und jedes Organ das erhält, was es braucht, bevor seine Frist läuft, statt danach.
Die Fintech- und Krypto-Gruppe als Sonderfall
Eine typische Krypto- oder Fintech-Struktur ist selten eine einzige Gesellschaft. Sie besteht aus einer Holding, die die Beteiligungen hält, einer operativen Gesellschaft, die das Geschäft führt, häufig einer separaten token-emittierenden Einheit, die den Token herausgibt und die Erlöse verwaltet, und mitunter einer Stiftung, die das Protokoll oder die Community trägt. Diese Einheiten sind bewusst getrennt, damit Risiko, Haftung und Regulierung voneinander isoliert bleiben, und genau diese Trennung macht die laufende Verwaltung zu einer Portfolio-Aufgabe: Jede Einheit muss für sich in gutem Stand gehalten werden, ihre Domizile und ihre Substanz müssen über die Gruppe hinweg abgestimmt sein, und ihre Angaben müssen zueinander stimmen, weil Banken und Gegenparteien in diesem Umfeld die ganze Struktur ansehen, nicht nur die eine Gesellschaft, mit der sie ein Konto führen. Ein Token-Emittent, dessen Holding oder operative Schwestergesellschaft nicht sauber geführt ist, gerät bei jeder Bankprüfung ins Stocken, obwohl mit dem Emittenten selbst nichts falsch ist. Entity Management führt dieses Geflecht als eine Gruppe und hält die Substanz und die Domizile der Einheiten so aufeinander abgestimmt, dass die Struktur als Ganzes glaubwürdig bleibt.
Der Kern
Die Fristen-Matrix und ihre Grenzen
Das eigentliche Problem eines Portfolios ist nicht die einzelne Frist, sondern die Matrix vieler paralleler Fristenketten, von denen jede ihren eigenen Takt hat. Die Karte zeigt, was ein geführtes Portfolio sichert und wo diese Führung endet.
Ein geführtes Portfolio
Alle Fristenketten der Gruppe laufen an einem Ort, gegeneinander orchestriert und beobachtet
- Eine Matrix statt vieler Listen: jede Generalversammlung, Revision, Register- und Steuerfrist jeder Einheit wird an einem Ort geführt, sodass keine Kette unbeobachtet läuft.
- Orchestriert, nicht bloss erfasst: die Fristen werden gegeneinander getaktet, damit Organe und Berater rechtzeitig das erhalten, was sie brauchen, statt im letzten Moment.
- Konsistenz vor der Anfrage: Register, Verzeichnisse und Beschlüsse jeder Gesellschaft werden aktuell und zueinander stimmig gehalten, bevor eine Bank oder ein Prüfer fragt.
- Eine Ansprechstelle: die Gruppe wird von einer Stelle geführt, die die ganze Struktur kennt, statt von so vielen Fäden, wie es Gesellschaften gibt.
Wann das Risiko schlägt
- mehrere Gesellschaften, deren Fristen niemand zentral zusammenhält
- eine Tochter verpasst eine Revisions- oder Registerfrist, während eine andere läuft
- die Angaben im Register widersprechen den eigenen Büchern der Gruppe
- eine Bank sieht die Gruppe an und stösst auf Lücken bei einer Einheit
Jeder Fehler ist klein, doch in einer Gruppe häufen sie sich und tauchen alle zugleich auf.
Was das Management nicht ist
- keine Aufsicht: Goldblum ist nicht die FINMA und nicht Mitglied einer SRO
- keine Behörde: nicht das Handelsregisteramt, nicht die Revisionsstelle, nicht die Steuerbehörde
- keine Übernahme: die unternehmerischen Entscheide bleiben bei den Eigentümern
Wir koordinieren und führen im Auftrag der Gruppe; wir bewilligen, prüfen und besteuern nicht.
Der Grund, warum die Matrix und nicht die einzelne Frist das Problem ist, liegt in der Struktur eines Portfolios selbst. Jede Gesellschaft trägt für sich eine überschaubare Kette: ihre Generalversammlung binnen der gesetzlichen Frist, ihre Revision, wo sie der ordentlichen oder eingeschränkten Revision untersteht, ihre Steuererklärung und ihre Mutationen im Handelsregister. Für eine einzelne Einheit ist diese Kette leicht im Blick zu behalten. Sobald jedoch eine Holding, ihre Töchter und ihre Zweckgesellschaften nebeneinander bestehen, entsteht eine Matrix, in der diese Ketten sich überlagern, zu unterschiedlichen Zeitpunkten fällig werden und voneinander abhängen: Die Revision der Holding braucht die Abschlüsse der Töchter, die Generalversammlung der Gruppe verlangt, dass die Töchter zuerst ihre eigenen abgehalten haben. Diese Abhängigkeiten machen aus vielen kleinen Aufgaben eine Koordinationsaufgabe.
Die Grenze dieser Führung ist ebenso klar. Entity Management sorgt dafür, dass die Gruppe gesellschaftsrechtlich in gutem Stand bleibt; es ersetzt nicht die aufsichtsrechtliche Bewilligung, wo eine Einheit einer solchen bedarf, und es macht Goldblum nicht zur Behörde. Wo eine Gesellschaft der Meldepflichten einer Sitzgesellschaft nach dem Geldwäschereigesetz untersteht, führen wir die zugehörigen Pflichten und können, wo mandatiert, als externer Geldwäschereibeauftragter handeln; die Aufsicht selbst üben wir nicht aus. Das Management führt die Verwaltung der Gruppe, nicht ihre Regulierung, und diese Grenze ist Teil des Dienstes, nicht seine Auslassung.
Was «in gutem Stand» über ein Portfolio konkret bedeutet, lässt sich an dem ablesen, was eine Bank oder ein Prüfer bei jeder Einheit erwartet: ein aktueller Handelsregisterauszug, der mit den eigenen Büchern übereinstimmt; ein sauber geführtes Aktien- oder Anteilbuch und ein vollständiges Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten; die eingetragenen und tatsächlichen Organe, die zueinander passen; protokollierte Beschlüsse für die Handlungen, die eine Protokollierung verlangen; und eine Domiziladresse, an der die Gesellschaft tatsächlich erreichbar ist. Für eine Gesellschaft ist das eine kurze Liste; für ein Portfolio ist es dieselbe Liste, multipliziert mit der Zahl der Einheiten und ergänzt um die Anforderung, dass die Angaben nicht nur je für sich, sondern auch zueinander stimmen müssen. Eine Gruppe, in der die Holding eine Beteiligung ausweist, die die Tochter in ihren Büchern nicht kennt, oder in der zwei Einheiten dieselbe Person als Organ mit unterschiedlichen Angaben führen, fällt genau an dieser Konsistenz durch. Entity Management hält diese multiplizierte Liste laufend aktuell, damit die Antwort auf jede Anfrage bereits vorliegt.
Wie es läuft
Wie wir das Portfolio übernehmen
Die Gruppe kartieren, die verstreuten Fristen und Angaben einsammeln, jede Einheit auf einen aktuellen Stand bringen und das ganze Portfolio laufend an einem Ort führen.
- Schritt 1
Das Portfolio kartieren
Alle Gesellschaften erfassen: welche aktiv, welche ruhend, welche Fristen und Pflichten jede trägt und wo Domizil und Organe stehen.
- Schritt 2
Den Ist-Zustand prüfen
Register, Bücher und Verzeichnisse jeder Einheit gegen den Handelsregisterstand abgleichen und Lücken oder Widersprüche aufdecken.
- Schritt 3
Auf Stand bringen
Fehlende Beschlüsse, überfällige Mutationen und veraltete Angaben nachführen, sodass jede Gesellschaft aktuell und stimmig ist.
- Schritt 4
Die Matrix aufsetzen
Alle Fristenketten an einem Ort zusammenführen und die Koordination von Verwaltungsrat, Revision und Steuerberatung einrichten.
- Laufend
Das Portfolio führen
Fristen überwachen, Housekeeping führen, Konsistenz halten und die Gruppe bereit halten für jede Anfrage von Bank oder Prüfer.
Budget
Was es kostet
Entity Management wird pro Gesellschaft und pro Portfolio bemessen, weil der Aufwand mit der Zahl der Einheiten, der Zahl der Kantone und der Komplexität der Struktur skaliert. Eine Gruppe mit einer Holding und zwei ruhigen Töchtern verlangt weniger als ein Dutzend aktiver Gesellschaften über mehrere Kantone und mit einer regulierungsnahen Fintech-Einheit. Gemessen an den Kosten einer übersehenen Frist, einer infrage gestellten Bankbeziehung oder einer Prüfung, die auf inkonsistente Register stösst, ist die laufende Führung günstig; sie ist eine Investition in das Halten der Gruppe, kein reiner Aufwand.
In der Praxis skaliert der Aufwand nicht linear mit der Zahl der Gesellschaften, sondern mit ihrer Aktivität und ihrer gegenseitigen Abhängigkeit. Eine ruhende Beteiligungsgesellschaft, die im Jahr nur ihre Generalversammlung und ihre Steuererklärung braucht, kostet wenig zu führen; eine operative Einheit mit laufenden Mutationen, wechselnden Organen und einer aktiven Bankbeziehung verlangt fortwährende Aufmerksamkeit; und eine regulierungsnahe Fintech-Einheit, deren Angaben ständig auf dem neuesten Stand sein müssen, weil Gegenparteien sie prüfen, ist der aufwendigste Fall. Wir bemessen den Umfang deshalb nicht an einer Kopfzahl, sondern an dem, was jede Einheit tatsächlich verlangt, und fassen die Gruppe zu einem stimmigen Mandat zusammen, statt jede Gesellschaft einzeln abzurechnen. So bleibt der Preis nachvollziehbar und die Führung aus einer Hand.
Wir umreissen den Umfang gegen die tatsächliche Gruppe und offerieren entsprechend. Preis auf Anfrage.
Portfolio besprechen Was Sie brauchen
Was den Dienst trägt
Ein Entity Management, das ein Portfolio in gutem Stand hält, ruht auf:
- einem vollständigen Bild der Gruppe: welche Gesellschaften, welche aktiv, welche Pflichten;
- einem echten Sitz mit Domiziladresse für jede Einheit, nicht bloss einem Briefkasten;
- der Koordination von Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung an einem Ort;
- einer Fristen-Matrix, die alle Ketten gegeneinander orchestriert;
- gruppenweit konsistenten Registern, Verzeichnissen und Beschlüssen.
Wann das NICHT gilt: Grenzen des Entity Management
Entity Management ist die administrative Schicht über einer Gruppe, und es ist wichtig, was es nicht ist. Es ist keine aufsichtsrechtliche Bewilligung: Wo eine Fintech-, Zahlungs- oder Vermögensverwaltungseinheit eine FINMA-Bewilligung oder eine SRO-Anbindung braucht, ist das eine gesonderte Frage, die das Management nicht löst, denn Goldblum ist nicht die FINMA und nicht Mitglied einer Selbstregulierungsorganisation. Es ist auch keine Steuer- oder Substanzstrategie an sich: Es führt die Domizile und koordiniert die Berater, aber wie viel Substanz eine Struktur braucht und wie sie steuerlich aufgestellt ist, entscheidet die gesonderte Beratung. Und es ist keine Übernahme der Gesellschaften: Die unternehmerischen Entscheide bleiben bei den Eigentümern und den Organen. Wer erwartet, dass ein Verwaltungsdienst zugleich reguliert, besteuert und führt, verwechselt die Schichten. Entity Management führt die gesellschaftsrechtliche Verwaltung der Gruppe zuverlässig und lässt die Aufsicht, die Steuerpolitik und die unternehmerische Führung dort, wo sie hingehören.
Warum Goldblum
Das Portfolio: wie wir es führen
Ein ganzes Portfolio von Gesellschaften an einem Ort zu führen, die Fristen gegeneinander zu orchestrieren, die Angaben gruppenweit konsistent zu halten und die Gruppe bereit zu halten für Banken und Prüfer: Das ist die Arbeit dieser Kanzlei, seit 2007.
Seit 2007
Gruppen geführt, nicht nur Gesellschaften
Seit der Gründung 2007 führen wir Portfolios Schweizer und Schweiz-gehaltener Einheiten, die als Gruppe zueinander stimmen müssen.
IFLR1000
Anerkannte Substanzarbeit
Eine IFLR1000-anerkannte Kanzlei mit dem Schwerpunkt auf Finanz- und Substanzstrukturen, die genau diese Portfolios verlangen.
Ein Partner
Eine Stelle für die ganze Gruppe
Die Gruppe wird von einer Stelle geführt, die die ganze Struktur kennt, statt von so vielen Fäden, wie es Gesellschaften gibt.
Verwandt
Rund um das Portfolio
Die Adresse
Sitzgesellschaft & Domiziladresse
Der Sitz mit echter Präsenz für jede Einheit im Portfolio, den das Management über die Gruppe hinweg koordiniert.
SitzgesellschaftDie Substanz
Schweizer Substanz-Paket
Die echte Präsenz, die das Management über die Einheiten hinweg abstimmt, damit jedes Domizil Substanz trägt.
Substanz-Paket FAQ
Entity Management Schweiz — häufige Fragen.
01Was ist Entity Management?
Entity Management ist die laufende Verwaltung einer oder, häufiger, mehrerer Gesellschaften als geführter Dienst statt als Reihe einzelner Aufgaben. Es hält jede Gesellschaft im Portfolio in gutem Stand: den Sitz und die Domiziladresse, die Koordination von Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung, die Überwachung aller Fristen und Pflichten, die Führung der Register, Protokolle und Einreichungen und die Konsistenz über die ganze Gruppe hinweg. Der Sinn liegt darin, dass niemand in der Gruppe eine Frist übersieht, dass die Angaben im Handelsregister und in den eigenen Büchern übereinstimmen und dass jede Gesellschaft dem stillhält, was eine Bank oder ein Prüfer verlangt. Für einen einzelnen Betrieb ist das eine Sekretariatsaufgabe; für ein Portfolio ist es eine Koordinationsaufgabe, und genau die füllt das Entity Management.
02Wodurch unterscheidet sich Entity Management vom Gesellschaftssekretariat?
Das Gesellschaftssekretariat führt eine einzelne Gesellschaft: ihre Protokolle, ihre Register, ihre Generalversammlung, ihre Einreichungen. Entity Management setzt darüber an und führt ein Portfolio, in dem mehrere Gesellschaften zugleich in gutem Stand gehalten, ihre Fristen gegeneinander orchestriert und ihre Angaben gruppenweit konsistent gehalten werden müssen. Der Unterschied ist nicht bloss die Zahl der Gesellschaften, sondern die Art der Arbeit: Sobald eine Holding, ihre Töchter und ihre Zweckgesellschaften nebeneinander bestehen, verschiebt sich das Risiko von der einzelnen vergessenen Aufgabe zur unkoordinierten Gruppe, in der eine Tochter eine Frist verpasst, während eine andere eine widersprechende Angabe im Register trägt. Wer nur eine Gesellschaft hat, braucht ein Sekretariat; wer eine Gruppe hat, braucht die koordinierende Schicht darüber.
03Für welche Gruppen ist Entity Management gedacht?
Für jeden, der mehr als eine Gesellschaft in gutem Stand halten muss und den Überblick über die verstreuten Pflichten verliert: Holdinggruppen mit mehreren Schweizer Töchtern, ausländische Konzerne mit einer Handvoll Schweizer Einheiten, Familienstrukturen mit einer Holding und mehreren Beteiligungsgesellschaften, Investmentvehikel mit mehreren Zweckgesellschaften und Fintech- oder Krypto-Gruppen, deren Holding, operative Gesellschaft und token-emittierende Einheit alle zugleich sauber geführt sein müssen. Der gemeinsame Nenner ist nicht die Branche, sondern die Zahl: Ab dem Punkt, an dem eine Person nicht mehr im Kopf behalten kann, welche Gesellschaft welche Frist wann hat, wird die Portfolio-Sicht zur Notwendigkeit statt zum Luxus. Eine einzelne Gesellschaft mit einer einzigen jährlichen Pflichtenkette braucht das nicht; drei oder dreissig schon.
04Was gehört zum laufenden Entity Management?
Der Sitz und die Domiziladresse jeder Gesellschaft; die Koordination von Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung, sodass jedes Organ und jeder Berater rechtzeitig das erhält, was es braucht; die Überwachung aller Fristen und Pflichten über das Portfolio hinweg, von der Generalversammlung über die Revision bis zu den Register- und Steuereinreichungen; das Corporate Housekeeping, also die Führung von Protokollen, Aktien- und Anteilbüchern, das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten und die Einreichungen ans Handelsregister; und die gruppenweite Konsistenz, damit die Angaben jeder Gesellschaft in ihren eigenen Büchern, im Register und gegenüber Banken übereinstimmen. Der Mix ist pro Portfolio bemessen: Eine Gruppe mit einer Holding und zwei Töchtern braucht weniger als eine mit einem Dutzend Einheiten in mehreren Kantonen. Wir stellen die Elemente zusammen, die die Gruppe tatsächlich braucht, und führen sie laufend.
05Warum ist die Fristen-Orchestrierung über ein Portfolio das eigentliche Problem?
Weil jede Gesellschaft für sich eine überschaubare Kette von Fristen hat, ein Portfolio aber eine Matrix. Jede Einheit hat ihre eigene Generalversammlung, ihre eigene Revision, ihre eigenen Steuer- und Registerfristen, und diese fallen nicht am selben Tag und nicht in derselben Reihenfolge an. Sobald mehrere Gesellschaften nebeneinander bestehen, entsteht das Risiko nicht mehr daraus, eine einzelne Aufgabe zu vergessen, sondern daraus, den Überblick über viele parallele Ketten zu verlieren, von denen jede ihren eigenen Takt hat. Eine übersehene Revisionsfrist bei einer Tochter, eine nicht eingereichte Mutation bei einer anderen, eine Generalversammlung, die zu spät einberufen wird: Jeder einzelne Fehler ist klein, aber in einer Gruppe häufen sie sich, und sie tauchen alle zugleich auf, wenn eine Bank oder ein Prüfer die Gruppe als Ganzes ansieht. Entity Management führt diese Matrix an einem Ort, sodass keine Kette unbeobachtet läuft.
06Wie hilft Entity Management gegenüber Banken und Prüfern?
Indem es dafür sorgt, dass die Angaben jeder Gesellschaft stimmen und übereinstimmen, bevor jemand danach fragt. Eine Bank, die eine Kontobeziehung mit einer Gruppe unterhält, und ein Prüfer, der die konsolidierte Gruppe ansieht, verlangen beide, dass die Register aktuell sind, die wirtschaftlich Berechtigten sauber erfasst sind, die Organe eingetragen und die Beschlüsse protokolliert sind, und zwar für jede Einheit, nicht nur für die Holding. Wenn diese Angaben über die Gruppe verstreut, veraltet oder widersprüchlich sind, wird jede Anfrage zur Feuerwehrübung, und eine Bank, die Lücken sieht, stellt die ganze Beziehung infrage. Entity Management hält die Unterlagen jeder Gesellschaft laufend in Ordnung und konsistent zueinander, sodass eine Anfrage der Bank oder des Prüfers mit einer aktuellen, stimmigen Akte beantwortet wird statt mit einer Suche. Das ist der praktische Wert der Portfolio-Sicht: nicht Schönheit, sondern dass die Gruppe der Prüfung jederzeit standhält.
07Gilt Entity Management auch für Fintech- und Krypto-Gruppen?
Ja, und dort ist es oft besonders wichtig, mit einer wichtigen Klarstellung. Eine typische Krypto- oder Fintech-Struktur besteht nicht aus einer Gesellschaft, sondern aus mehreren: einer Holding, einer operativen Gesellschaft, häufig einer separaten token-emittierenden Einheit und mitunter einer Stiftung, und diese müssen alle zugleich in gutem Stand gehalten, ihre Domizile und Substanz koordiniert und ihre Organe und Register sauber geführt werden, weil Banken und Gegenparteien in diesem Umfeld genau hinsehen. Entity Management führt dieses Portfolio als Ganzes: die Fristen jeder Einheit, die Konsistenz ihrer Angaben, die Koordination ihrer Domizile. Dabei ist entscheidend, was wir nicht sind: Goldblum ist nicht die FINMA, nicht Mitglied einer Selbstregulierungsorganisation und übt keine hoheitliche Aufsicht aus. Wo eine dieser Gesellschaften eine Bewilligung oder eine Aufsichtsunterstellung braucht, ist das eine gesonderte Frage; das Entity Management führt die gesellschaftsrechtliche Verwaltung der Gruppe, nicht ihre Regulierung.
08Behalten die Eigentümer die Kontrolle über ihre Gesellschaften?
Ja. Entity Management ist ein geführter Dienst der Verwaltung, keine Übernahme der Gesellschaften. Wir führen den Sitz, die Fristen, die Register und die Koordination der Organe und Berater im Auftrag der Eigentümer und im Rahmen dessen, was sie uns anvertrauen; die unternehmerischen Entscheide bleiben bei ihnen und bei den Organen ihrer Gesellschaften. Wo wir zugleich ein Verwaltungsratsmandat mit Wohnsitz Schweiz stellen, trägt dieser Verwaltungsrat seine eigenen gesetzlichen Pflichten und übt echtes Urteil aus, was eine gesonderte Rolle ist; das Entity Management selbst ist die administrative Schicht, die dafür sorgt, dass die Gruppe läuft, ohne den Eigentümern die Führung zu entziehen. Das Ziel ist, ihnen die Last der verstreuten Verwaltung abzunehmen, nicht die Kontrolle.
09Was kostet Entity Management?
Es wird pro Gesellschaft und pro Portfolio bemessen, weil der Aufwand mit der Zahl der Einheiten, der Zahl der Kantone und der Komplexität der Struktur skaliert. Eine Gruppe mit einer Holding und zwei ruhigen Töchtern verlangt weniger als eine mit einem Dutzend aktiver Gesellschaften über mehrere Kantone und mit einer regulierungsnahen Fintech-Einheit. Der ehrliche Weg zum Preis führt über die tatsächliche Gruppe: wie viele Gesellschaften, wie viele davon aktiv, welche Fristen und Pflichten jede trägt und wie viel Koordination die Organe und Berater verlangen. Gemessen an den Kosten einer übersehenen Frist, einer infrage gestellten Bankbeziehung oder einer Prüfung, die auf inkonsistente Register stösst, ist die laufende Führung günstig. Wir umreissen den Umfang gegen die tatsächliche Gruppe und offerieren entsprechend. Preis auf Anfrage.
10Kann Goldblum das Entity Management für ein ganzes Portfolio führen?
Ja. Wir stellen den Sitz und die Domiziladresse jeder Gesellschaft, koordinieren Verwaltungsrat, Revisionsstelle und Steuerberatung im Auftrag der Eigentümer, überwachen die Fristen und Pflichten über das ganze Portfolio, führen das Corporate Housekeeping jeder Einheit (Protokolle, Register, Verzeichnisse, Einreichungen) und halten die Angaben gruppenweit konsistent, sodass die Gruppe der Prüfung durch Banken und Revisoren jederzeit standhält. Wir sind dabei nicht das Handelsregisteramt, nicht die Revisionsstelle und nicht die Steuerbehörde, sondern die Kanzlei, die diese Rollen im Auftrag der Gruppe koordiniert und die Gesellschaften laufend führt. Wo eine externe Rolle als Geldwäschereibeauftragter mandatiert wird, übernehmen wir auch diese; die Aufsicht selbst üben wir nicht aus. Das Ziel ist ein Portfolio, das in gutem Stand bleibt, weil jemand die ganze Matrix an einem Ort führt.
Verlieren Sie den Überblick über ein Portfolio von Gesellschaften?
Sagen Sie uns, wie viele Gesellschaften Ihre Gruppe umfasst und wo es hakt. Ein Partner übernimmt Sitz, Fristen, Register und die Koordination der Organe, sodass jede Einheit in gutem Stand bleibt.