Buchhaltungspflicht in der Schweiz: Wer muss buchführen und wie?

In der Schweiz gilt für nahezu alle Unternehmen eine gesetzliche Buchführungspflicht – unabhängig von Branche oder Grösse. Das Obligationenrecht (OR) regelt in den Artikeln 957 bis 963 die Anforderungen an die Buchführung und Rechnungslegung. Ziel ist es, eine transparente Übersicht über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zu ermöglichen und die Grundlage für steuerliche und rechtliche Prüfungen zu schaffen. Besteuerung kann dabei direkt mit der Buchführung zusammenhängen, insbesondere im Hinblick auf die steuerliche Belastung und Pflichten.

Unabhängig vom erzielten Umsatz müssen juristische Personen grundsätzlich immer eine ordnungsgemässe Buchführung führen. Bei Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften gilt hingegen eine reduzierte Pflicht, solange der Jahresumsatz unter CHF 500’000 liegt.

Die Buchhaltung dient nicht nur zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, sondern ist auch entscheidend für:

Wer keine Buchhaltung führt oder gegen die gesetzlichen Vorgaben verstösst, riskiert empfindliche Konsequenzen – von Steueraufschätzungen über Bussen bis hin zu haftungsrechtlichen Folgen für die Geschäftsleitung.

Das Schweizer Obligationenrecht unterscheidet zwei grundlegende Buchhaltungsformen: die ordentliche Buchführung (doppelte Buchhaltung) und die vereinfachte Buchführung (Milchbüchleinrechnung). Welche Variante angewendet werden muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens, dem Jahresumsatz sowie weiteren Faktoren wie der Revisionspflicht oder der Publikationspflicht ab. Wenn Sie überlegen, eine neue Rechtsform zu wählen, etwa eine Aktiengesellschaft, sollten Sie auch die Auswirkungen auf die Buchhaltungsform berücksichtigen.

Diese einfache Methode reduziert den administrativen Aufwand erheblich und eignet sich insbesondere für Selbständigerwerbende, Startups oder Kleinstbetriebe im Nebenerwerb.

Unternehmen, die sich in der Nähe dieser Schwelle befinden, sollten ihre Buchführung frühzeitig anpassen oder freiwillig auf die doppelte Buchhaltung umstellen. Eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres ist aufwendig und birgt rechtliche Risiken.

Goldblum.ch hilft Ihnen dabei, die für Ihr Unternehmen passende Buchhaltungsform zu wählen, begleitet Sie bei der Einführung eines geeigneten Systems und übernimmt auf Wunsch die gesamte Buchhaltung inklusive digitalem Zugriff.

Die doppelte Buchführung gilt als das Standardmodell für mittlere und grössere Unternehmen sowie für juristische Personen. Sie ist komplexer als die vereinfachte Buchhaltung, bietet jedoch eine wesentlich höhere Transparenz und Auswertbarkeit. Wer der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt, muss gesetzlich definierte Mindeststandards einhalten. In Regionen mit starkem Wirtschaftsstandort wie Bern kann sich die Gründung einer Aktiengesellschaft in Bern in Kombination mit professioneller Buchführung besonders lohnen.

Die doppelte Buchführung mündet am Geschäftsjahresende in zwei zentrale Auswertungen:

Alle Erträge und Aufwände müssen periodengerecht abgegrenzt werden. Das heisst: Leistungen, die im alten Jahr erbracht, aber erst im neuen Jahr bezahlt wurden, sind dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen. Nur so ergibt sich ein korrektes Bild der wirtschaftlichen Realität.

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit Echtzeitzugriff. Goldblum.ch bietet die Integration solcher Systeme an und übernimmt auf Wunsch die laufende Buchführung inklusive monatlichem Reporting.

Die doppelte Buchhaltung ist aufwendiger – aber auch ein wertvolles Instrument zur Unternehmenssteuerung, Risikokontrolle und Finanzierungsplanung.

Für Kleinunternehmen mit begrenztem Umsatz und einfacher Geschäftsstruktur erlaubt das Obligationenrecht eine reduzierte Buchführungspflicht. Diese vereinfachte Buchhaltung ist insbesondere für Selbständigerwerbende, Freiberufler, kleine Einzelunternehmen oder Startups interessant, die jährlich weniger als CHF 500’000 Umsatz erzielen. Die Wahl der passenden Struktur kann entscheidend sein – viele entscheiden sich für ein Einzelunternehmen oder auch eine Holdinggesellschaft, um von steuerlichen und administrativen Vorteilen zu profitieren.

Trotz Vereinfachung müssen auch Kleinstunternehmen:

Steigt der Jahresumsatz dauerhaft über CHF 500’000, ist die Umstellung auf die doppelte Buchhaltung verpflichtend. Diese Schwelle sollte frühzeitig erkannt werden, da eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, kann eine freiwillige doppelte Buchhaltung vorteilhaft sein – insbesondere wenn:

Goldblum.ch unterstützt Kleinstunternehmen bei der Auswahl und Einführung der passenden Buchhaltungsform und bietet einfache, digitale Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Unabhängig von der Grösse des Unternehmens oder der Art der Buchhaltung gelten in der Schweiz einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Pflichten dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Sicherstellung der Rechenschaftspflicht sowie der Vorbereitung auf allfällige Steuerprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen. Wer sich gründlich über seine rechtlichen Pflichten informieren will, findet in unserem Leitfaden zur Unternehmen in der Schweiz weitere wichtige Informationen.

Gemäss Artikel 958f OR sind insbesondere folgende Dokumente aufzubewahren:

Die gesetzliche Mindestfrist für die Aufbewahrung beträgt 10 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Für bestimmte Dokumente im Zusammenhang mit Grundstückgeschäften oder steuerlichen Rückstellungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.

Die Unterlagen können sowohl in physischer (Papierform) als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden – vorausgesetzt, die Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit der Daten ist während der gesamten Frist gewährleistet.

Digitale Archivierungssysteme müssen den Anforderungen an die Datenintegrität (z. B. Schutz vor nachträglicher Veränderung), die Zugänglichkeit (z. B. lesbar ohne Spezialsoftware) und die Nachvollziehbarkeit (z. B. Indexierung, Protokollierung von Zugriffen) genügen.

Im Rahmen von Steuerkontrollen oder Zivilverfahren können die zuständigen Behörden Einsicht in alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verlangen. Unternehmen sind verpflichtet, diese zeitnah, vollständig und geordnet vorzulegen. Eine unvollständige Dokumentation kann zu Schätzungen, Strafen oder Nachforderungen führen.

Goldblum.ch empfiehlt Unternehmen, bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung eine Archivstrategie zu definieren.

Diese sollte regeln:

Ein gut organisiertes Archivsystem spart im Ernstfall viel Zeit und Kosten – und sorgt für rechtliche Sicherheit bei Revisionen und Steuerprüfungen.

Die Digitalisierung hat auch in der Buchhaltung längst Einzug gehalten. Viele Unternehmen – vom Start-up bis zur internationalen AG – setzen auf digitale Lösungen, um Buchungen effizienter, transparenter und ortsunabhängig zu verarbeiten. In der Schweiz sind digitale Buchhaltungssysteme ausdrücklich erlaubt, sofern bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllt werden.

Gemäss Art. 957 OR und Art. 958f OR dürfen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Unterlagen auch digital aufbewahren.

Die digitale Buchhaltung muss dabei:

Ein digitales Buchhaltungssystem muss gewährleisten:

Die Digitalisierung entbindet nicht von der Sorgfaltspflicht. Auch digitale Belege müssen vollständig, lesbar und korrekt abgelegt werden. Zudem sind gewisse Geschäftsvorfälle weiterhin in physischer Form zu dokumentieren – etwa notariell beurkundete Verträge.

Goldblum.ch bietet Unternehmen umfassende Beratung zur Auswahl und Implementierung digitaler Buchhaltungssysteme. Der Service reicht von der Softwareempfehlung über die Schulung Ihrer Mitarbeitenden bis hin zur kompletten Auslagerung Ihrer digitalen Buchführung.

Die Entscheidung, die Buchhaltung intern zu führen oder an einen externen Dienstleister auszulagern, hängt von mehreren Faktoren ab: Unternehmensgrösse, verfügbare Ressourcen, regulatorische Anforderungen und der Wunsch nach Effizienz oder Kontrolle. Goldblum.ch bietet flexible Buchhaltungslösungen für jede Ausgangslage – von der teilweisen Unterstützung bis zur vollständigen Übernahme.

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamte Buchführung an Goldblum.ch zu übergeben. Dabei profitieren sie von:

Der Buchhaltungsservice von Goldblum.ch ist modular aufgebaut. Sie wählen nur die Leistungen, die Sie tatsächlich benötigen:

Goldblum.ch arbeitet mit allen gängigen Schweizer Buchhaltungssystemen zusammen (z. B. Bexio, Abacus, Banana) und bietet APIs für den sicheren Datentransfer. Auch individuelle Integrationen (z. B. mit E-Commerce- oder ERP-Systemen) sind möglich.

Goldblum.ch analysiert Ihre aktuelle Buchhaltungsstruktur und entwickelt ein massgeschneidertes Servicepaket. Der Einstieg ist jederzeit möglich – auch während des laufenden Geschäftsjahres. Auf Wunsch unterstützt Goldblum.ch auch bei der Umstellung von der physischen auf die digitale Buchführung.

Ob Start-up, wachstumsorientiertes KMU oder Holdinggesellschaft: Mit Goldblum.ch bleibt Ihre Buchhaltung gesetzeskonform, effizient und jederzeit auswertbar.

Die Buchhaltungspflicht in der Schweiz betrifft nahezu jedes Unternehmen – unabhängig von Rechtsform und Grösse. Während Kleinstunternehmen mit geringem Umsatz eine vereinfachte Buchführung führen dürfen, gilt für juristische Personen und grössere Betriebe die doppelte Buchhaltung als Standard. Diese schafft Transparenz, unterstützt die finanzielle Planung und bildet die Grundlage für rechtskonforme Steuerdeklarationen und Geschäftsentscheide.

Wer die Buchhaltung vernachlässigt oder unvollständig führt, riskiert nicht nur gesetzliche Konsequenzen, sondern auch den Verlust wichtiger Geschäftsinformationen. Eine strukturierte, gut dokumentierte Buchhaltung ist daher essenziell – nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern als strategisches Führungsinstrument.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich zudem neue Möglichkeiten, Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Cloudbasierte Systeme, mobile Belegerfassung, automatisierte Auswertungen und die Anbindung an weitere Geschäftstools reduzieren Aufwand und Fehlerquellen. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Datenschutz, Revisionssicherheit und Dokumentationspflicht.

Goldblum.ch begleitet Unternehmen bei allen Aspekten der Buchführung – von der Wahl der geeigneten Buchhaltungsform über die Einrichtung moderner Systeme bis hin zur vollständigen Auslagerung. Durch individuelle Beratung, technisches Know-how und rechtliche Expertise wird Ihre Buchhaltung nicht nur gesetzeskonform, sondern zu einem echten Wettbewerbsvorteil.