Seine Buchführung erledigen: Welche Unternehmen sind betroffen?
In der Schweiz gilt für nahezu alle Unternehmen eine gesetzliche Buchführungspflicht – unabhängig von Branche oder Grösse. Das Obligationenrecht (OR) regelt in den Artikeln 957 bis 963 die Anforderungen an die Buchführung und Rechnungslegung. Ziel ist es, eine transparente Übersicht über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zu ermöglichen und die Grundlage für steuerliche und rechtliche Prüfungen zu schaffen. Besteuerung kann dabei direkt mit der Buchführung zusammenhängen, insbesondere im Hinblick auf die steuerliche Belastung und Pflichten.
Buchführungspflichtige Unternehmen sind unter anderem:
Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mehr als CHF 500’000 pro Geschäftsjahr,
Juristische Personen wie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften, Vereine und Stiftungen,
Unternehmen, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen oder einer Revisionspflicht unterstehen.
Unabhängig vom erzielten Umsatz müssen juristische Personen grundsätzlich immer eine ordnungsgemässe Buchführung führen. Bei Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften gilt hingegen eine reduzierte Pflicht, solange der Jahresumsatz unter CHF 500’000 liegt.
Ziel der Buchführungspflicht
Die Buchhaltung dient nicht nur zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, sondern ist auch entscheidend für:
die Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz und Erfolgsrechnung),
die Abgabe der Steuererklärung,
die Kontrolle des Unternehmenserfolgs,
die Vorbereitung von Finanzierungsanfragen (z. B. bei Banken),
die Einhaltung der gesetzlichen Rechenschaftspflicht gegenüber Aktionären, Gesellschaftern oder Behörden.
Wer keine Buchhaltung führt oder gegen die gesetzlichen Vorgaben verstösst, riskiert empfindliche Konsequenzen – von Steueraufschätzungen über Bussen bis hin zu haftungsrechtlichen Folgen für die Geschäftsleitung.
Welche Buchhaltungsformen sieht das Gesetz vor?
Das Schweizer Obligationenrecht unterscheidet zwei grundlegende Buchhaltungsformen: die ordentliche Buchführung (doppelte Buchhaltung) und die vereinfachte Buchführung (Milchbüchleinrechnung). Welche Variante angewendet werden muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens, dem Jahresumsatz sowie weiteren Faktoren wie der Revisionspflicht oder der Publikationspflicht ab. Wenn Sie überlegen, eine neue Rechtsform zu wählen, etwa eine Aktiengesellschaft, sollten Sie auch die Auswirkungen auf die Buchhaltungsform berücksichtigen.
Doppelte Buchhaltung (ordentliche Buchführung)
Diese Form der Buchführung ist für alle Unternehmen verpflichtend, die entweder:
in der Rechtsform einer juristischen Person organisiert sind (z. B. AG, GmbH, Stiftung),
einen Jahresumsatz von mehr als CHF 500’000 erzielen,
unter die ordentliche Revision fallen oder
gesetzlich zur Rechnungslegung nach besonderen Normen verpflichtet sind.
Die doppelte Buchhaltung verlangt:
systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle in Soll und Haben,
Führung eines Journals, einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung,
periodische Kontenabstimmungen (z. B. Bank, Debitoren, Kreditoren),
die Dokumentation aller Belege, Buchungen und Jahresabschlüsse.
Vereinfachte Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung)
Kleinunternehmen, die:
als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft auftreten und
weniger als CHF 500’000 Umsatz im Jahr erzielen.
können ihre Buchhaltung stark vereinfacht führen. Es genügt die Aufzeichnung:
der Einnahmen und Ausgaben (z. B. Kassenbuch, einfache Tabellen),
des Privatvermögens,
der Investitionen und Finanzierungen,
von relevanten Unterlagen wie Quittungen, Verträgen und Kontoauszügen.
Diese einfache Methode reduziert den administrativen Aufwand erheblich und eignet sich insbesondere für Selbständigerwerbende, Startups oder Kleinstbetriebe im Nebenerwerb.
Grenzfall: Umsatz nahe CHF 500’000
Unternehmen, die sich in der Nähe dieser Schwelle befinden, sollten ihre Buchführung frühzeitig anpassen oder freiwillig auf die doppelte Buchhaltung umstellen. Eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres ist aufwendig und birgt rechtliche Risiken.
Goldblum.ch hilft Ihnen dabei, die für Ihr Unternehmen passende Buchhaltungsform zu wählen, begleitet Sie bei der Einführung eines geeigneten Systems und übernimmt auf Wunsch die gesamte Buchhaltung inklusive digitalem Zugriff.
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Die doppelte Buchführung: Inhalt und Umfang
Die doppelte Buchführung gilt als das Standardmodell für mittlere und grössere Unternehmen sowie für juristische Personen. Sie ist komplexer als die vereinfachte Buchhaltung, bietet jedoch eine wesentlich höhere Transparenz und Auswertbarkeit. Wer der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt, muss gesetzlich definierte Mindeststandards einhalten. In Regionen mit starkem Wirtschaftsstandort wie Bern kann sich die Gründung einer Aktiengesellschaft in Bern in Kombination mit professioneller Buchführung besonders lohnen.
Zentrale Elemente der doppelten Buchführung:
Journalführung: Jedes Geschäft muss chronologisch erfasst werden. Dabei sind Datum, Belegnummer, Betrag, Buchungstext und die betroffenen Konten anzugeben.
Hauptbuch: Alle Buchungen werden in systematischer Form nach Konten geordnet. Die wichtigsten Bereiche sind: Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Warenlager, Löhne, Umsatzsteuer usw.
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Offene Kundenrechnungen und Lieferantenverbindlichkeiten müssen separat verwaltet werden. Das erleichtert Mahnwesen, Zahlungsplanung und Liquiditätskontrolle.
Anlagenbuchhaltung: Investitionen in Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge werden erfasst, abgeschrieben und periodisch bewertet.
Jahresabschluss: Bilanz und Erfolgsrechnung
Die doppelte Buchführung mündet am Geschäftsjahresende in zwei zentrale Auswertungen:
Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem Stichtag. Sie enthält Aktiven (z. B. Bankguthaben, Vorräte, Forderungen) und Passiven (z. B. Eigenkapital, Schulden).
Die Erfolgsrechnung (GuV) stellt Aufwand und Ertrag gegenüber. Sie zeigt, ob ein Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurde und wie sich die betriebliche Tätigkeit entwickelt hat.
Zusätzliche Elemente:
Inventar: Übersicht über Waren, Vorräte und Betriebsmittel.
Anhang zur Jahresrechnung: Abhängig von Unternehmensgrösse, enthält er zusätzliche Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen.
Pflicht zur periodischen Abgrenzung
Alle Erträge und Aufwände müssen periodengerecht abgegrenzt werden. Das heisst: Leistungen, die im alten Jahr erbracht, aber erst im neuen Jahr bezahlt wurden, sind dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen. Nur so ergibt sich ein korrektes Bild der wirtschaftlichen Realität.
Digitalisierung der Buchführung
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit Echtzeitzugriff. Goldblum.ch bietet die Integration solcher Systeme an und übernimmt auf Wunsch die laufende Buchführung inklusive monatlichem Reporting.
Die doppelte Buchhaltung ist aufwendiger – aber auch ein wertvolles Instrument zur Unternehmenssteuerung, Risikokontrolle und Finanzierungsplanung.
Die vereinfachte Buchführung: Für Kleinstunternehmen
Für Kleinunternehmen mit begrenztem Umsatz und einfacher Geschäftsstruktur erlaubt das Obligationenrecht eine reduzierte Buchführungspflicht. Diese vereinfachte Buchhaltung ist insbesondere für Selbständigerwerbende, Freiberufler, kleine Einzelunternehmen oder Startups interessant, die jährlich weniger als CHF 500’000 Umsatz erzielen. Die Wahl der passenden Struktur kann entscheidend sein – viele entscheiden sich für ein Einzelunternehmen oder auch eine Holdinggesellschaft, um von steuerlichen und administrativen Vorteilen zu profitieren.
Merkmale der vereinfachten Buchführung
Keine doppelte Buchhaltung erforderlich
Keine systematische Erfassung von Soll und Haben
Keine Bilanzpflicht im klassischen Sinne
Stattdessen genügt
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (auch „Milchbüchleinrechnung“ genannt)
Eine Dokumentation des privaten und betrieblichen Vermögens
Die Aufbewahrung aller Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge
Vorteile der einfachen Buchhaltung:
Geringerer Zeitaufwand
Weniger administrativer Aufwand
Keine Notwendigkeit spezieller Buchhaltungssoftware
Möglichkeit, die Buchführung selbst zu erledigen
Pflichten bleiben trotzdem bestehen:
Trotz Vereinfachung müssen auch Kleinstunternehmen:
Alle geschäftsrelevanten Belege aufbewahren
Ihre steuerliche Pflicht korrekt erfüllen
Bei Anfragen der Steuerbehörde eine lückenlose Übersicht vorweisen
Wachstumsgrenze beachten
Steigt der Jahresumsatz dauerhaft über CHF 500’000, ist die Umstellung auf die doppelte Buchhaltung verpflichtend. Diese Schwelle sollte frühzeitig erkannt werden, da eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Empfehlung zur freiwilligen doppelten Buchhaltung
Auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, kann eine freiwillige doppelte Buchhaltung vorteilhaft sein – insbesondere wenn:
das Unternehmen externen Investoren oder Kreditgebern Rechenschaft ablegen muss,
eine Expansion geplant ist,
ein späterer Verkauf oder eine Nachfolgeregelung angestrebt wird.
Goldblum.ch unterstützt Kleinstunternehmen bei der Auswahl und Einführung der passenden Buchhaltungsform und bietet einfache, digitale Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.
Unabhängig von der Grösse des Unternehmens oder der Art der Buchhaltung gelten in der Schweiz einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Pflichten dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Sicherstellung der Rechenschaftspflicht sowie der Vorbereitung auf allfällige Steuerprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen. Wer sich gründlich über seine rechtlichen Pflichten informieren will, findet in unserem Leitfaden zur Unternehmen in der Schweiz weitere wichtige Informationen.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Gemäss Artikel 958f OR sind insbesondere folgende Dokumente aufzubewahren:
Buchhaltungsbelege (z. B. Quittungen, Rechnungen, Bankauszüge)
Geschäftskorrespondenz (auch E-Mails mit buchhalterischem Bezug)
Verträge und rechtlich relevante Vereinbarungen
Lagerbestandslisten und Inventare
MWST-Abrechnungen und Steuerunterlagen
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Mindestfrist für die Aufbewahrung beträgt 10 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Für bestimmte Dokumente im Zusammenhang mit Grundstückgeschäften oder steuerlichen Rückstellungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.
Form der Aufbewahrung
Die Unterlagen können sowohl in physischer (Papierform) als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden – vorausgesetzt, die Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit der Daten ist während der gesamten Frist gewährleistet.
Digitale Archivierungssysteme müssen den Anforderungen an die Datenintegrität (z. B. Schutz vor nachträglicher Veränderung), die Zugänglichkeit (z. B. lesbar ohne Spezialsoftware) und die Nachvollziehbarkeit (z. B. Indexierung, Protokollierung von Zugriffen) genügen.
Pflicht zur Herausgabe bei Prüfung
Im Rahmen von Steuerkontrollen oder Zivilverfahren können die zuständigen Behörden Einsicht in alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verlangen. Unternehmen sind verpflichtet, diese zeitnah, vollständig und geordnet vorzulegen. Eine unvollständige Dokumentation kann zu Schätzungen, Strafen oder Nachforderungen führen.
Empfehlung zur Archivstrategie
Goldblum.ch empfiehlt Unternehmen, bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung eine Archivstrategie zu definieren.
Diese sollte regeln:
Wo und wie die Daten gespeichert werden (lokal, cloudbasiert, hybrid)
Wer für die Archivierung verantwortlich ist
Welche Dokumente kategorisiert und indexiert werden
Wie der Zugriff geregelt und dokumentiert wird
Ein gut organisiertes Archivsystem spart im Ernstfall viel Zeit und Kosten – und sorgt für rechtliche Sicherheit bei Revisionen und Steuerprüfungen.
Digitalisierung der Buchhaltung: Was ist erlaubt?
Die Digitalisierung hat auch in der Buchhaltung längst Einzug gehalten. Viele Unternehmen – vom Start-up bis zur internationalen AG – setzen auf digitale Lösungen, um Buchungen effizienter, transparenter und ortsunabhängig zu verarbeiten. In der Schweiz sind digitale Buchhaltungssysteme ausdrücklich erlaubt, sofern bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllt werden.
Grundlagen und rechtliche Zulässigkeit
Gemäss Art. 957 OR und Art. 958f OR dürfen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Unterlagen auch digital aufbewahren.
Die digitale Buchhaltung muss dabei:
der Grundsatz der ordnungsgemässen Buchführung einhalten
gegen Datenverlust, Manipulation und unbefugten Zugriff geschützt sein
die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle sicherstellen
während der gesetzlichen Frist vollständig lesbar bleiben
Anforderungen an digitale Systeme
Ein digitales Buchhaltungssystem muss gewährleisten:
Revisionssicherheit (Änderungen nachvollziehbar und dokumentiert)
Verfügbarkeit auch bei Systemwechsel oder -ausfall
Vollständige Indexierung der Belege
Tägliche oder regelmässige Backups
Einsatz von Zugriffsprotokollen
Erlaubte Softwarelösungen
Auf dem Schweizer Markt existieren zahlreiche Softwarelösungen, die diese Anforderungen erfüllen – darunter:
Bexio
Abacus
Sage
Banana Buchhaltung
Run my Accounts
Goldblum.ch-eigene Lösungen in Zusammenarbeit mit geprüften Softwareanbietern
Diese Tools ermöglichen:
Automatisierte Verbuchung von Banktransaktionen
Mobile Belegerfassung
Digitale Archivierung mit OCR-Erkennung
Export von Daten für Steuerberater und Behörden
Grenzen der digitalen Buchhaltung
Die Digitalisierung entbindet nicht von der Sorgfaltspflicht. Auch digitale Belege müssen vollständig, lesbar und korrekt abgelegt werden. Zudem sind gewisse Geschäftsvorfälle weiterhin in physischer Form zu dokumentieren – etwa notariell beurkundete Verträge.
Goldblum.ch bietet Unternehmen umfassende Beratung zur Auswahl und Implementierung digitaler Buchhaltungssysteme. Der Service reicht von der Softwareempfehlung über die Schulung Ihrer Mitarbeitenden bis hin zur kompletten Auslagerung Ihrer digitalen Buchführung.
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Der passende Buchhaltungsservice mit Goldblum.ch
Die Entscheidung, die Buchhaltung intern zu führen oder an einen externen Dienstleister auszulagern, hängt von mehreren Faktoren ab: Unternehmensgrösse, verfügbare Ressourcen, regulatorische Anforderungen und der Wunsch nach Effizienz oder Kontrolle. Goldblum.ch bietet flexible Buchhaltungslösungen für jede Ausgangslage – von der teilweisen Unterstützung bis zur vollständigen Übernahme.
Vollständige Auslagerung der Buchhaltung
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamte Buchführung an Goldblum.ch zu übergeben. Dabei profitieren sie von:
einer professionellen, revisionssicheren Buchhaltung
termingerechter Verarbeitung aller Geschäftsvorfälle
automatisierter Abwicklung von Debitoren- und Kreditorenmanagement
monatlichen Reports (z. B. BWA, MWST-Übersicht)
direktem Zugang zu einem persönlichen Ansprechpartner
Modularer Aufbau des Services
Der Buchhaltungsservice von Goldblum.ch ist modular aufgebaut. Sie wählen nur die Leistungen, die Sie tatsächlich benötigen:
Lohnbuchhaltung inkl. AHV- und Quellensteuerabrechnung
MWST-Abrechnung und Jahresmeldung
Vorbereitung und Übermittlung der Steuererklärung
Jahresabschluss und Kommunikation mit dem Revisor
Softwareintegration und Schnittstellen
Goldblum.ch arbeitet mit allen gängigen Schweizer Buchhaltungssystemen zusammen (z. B. Bexio, Abacus, Banana) und bietet APIs für den sicheren Datentransfer. Auch individuelle Integrationen (z. B. mit E-Commerce- oder ERP-Systemen) sind möglich.
Individuelle Beratung und Einstieg
Goldblum.ch analysiert Ihre aktuelle Buchhaltungsstruktur und entwickelt ein massgeschneidertes Servicepaket. Der Einstieg ist jederzeit möglich – auch während des laufenden Geschäftsjahres. Auf Wunsch unterstützt Goldblum.ch auch bei der Umstellung von der physischen auf die digitale Buchführung.
Ob Start-up, wachstumsorientiertes KMU oder Holdinggesellschaft: Mit Goldblum.ch bleibt Ihre Buchhaltung gesetzeskonform, effizient und jederzeit auswertbar.
Fazit
Die Buchhaltungspflicht in der Schweiz betrifft nahezu jedes Unternehmen – unabhängig von Rechtsform und Grösse. Während Kleinstunternehmen mit geringem Umsatz eine vereinfachte Buchführung führen dürfen, gilt für juristische Personen und grössere Betriebe die doppelte Buchhaltung als Standard. Diese schafft Transparenz, unterstützt die finanzielle Planung und bildet die Grundlage für rechtskonforme Steuerdeklarationen und Geschäftsentscheide.
Wer die Buchhaltung vernachlässigt oder unvollständig führt, riskiert nicht nur gesetzliche Konsequenzen, sondern auch den Verlust wichtiger Geschäftsinformationen. Eine strukturierte, gut dokumentierte Buchhaltung ist daher essenziell – nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern als strategisches Führungsinstrument.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich zudem neue Möglichkeiten, Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Cloudbasierte Systeme, mobile Belegerfassung, automatisierte Auswertungen und die Anbindung an weitere Geschäftstools reduzieren Aufwand und Fehlerquellen. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Datenschutz, Revisionssicherheit und Dokumentationspflicht.
Goldblum.ch begleitet Unternehmen bei allen Aspekten der Buchführung – von der Wahl der geeigneten Buchhaltungsform über die Einrichtung moderner Systeme bis hin zur vollständigen Auslagerung. Durch individuelle Beratung, technisches Know-how und rechtliche Expertise wird Ihre Buchhaltung nicht nur gesetzeskonform, sondern zu einem echten Wettbewerbsvorteil.
FAQ – Häufige Fragen zur Buchhaltungspflicht in der Schweiz
Grundsätzlich alle juristischen Personen (AG, GmbH, Stiftung, Verein) sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz über CHF 500’000.
Die doppelte Buchhaltung umfasst Soll und Haben, Bilanz und Erfolgsrechnung. Die vereinfachte Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) genügt für Kleinunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Umsatz.
Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Verträge, Geschäftskorrespondenz, Steuerunterlagen – mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Ja. Auch bei einem Umsatz unter CHF 500’000 besteht eine Pflicht zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Belegaufbewahrung.
Sobald der Umsatz CHF 500’000 pro Jahr übersteigt oder wenn es sich um eine juristische Person handelt.
Ja, sofern sie revisionssicher, nachvollziehbar und während 10 Jahren vollständig lesbar ist.
Beispielsweise Bexio, Abacus, Sage, Banana oder spezialisierte Cloud-Lösungen über Anbieter wie Goldblum.ch.
Mögliche Folgen sind Steueraufschätzungen, Nachforderungen, Bussen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.
Ja. Von der Einrichtung über die laufende Buchführung bis zum Jahresabschluss bietet Goldblum.ch einen Full-Service.
Wie bei Papierbelegen: mindestens 10 Jahre. Sie müssen lesbar, unveränderbar und jederzeit zugänglich sein.
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