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Buchhaltungspflicht in der Schweiz: Wer muss buchführen und wie?

Louis Mummenthaler
2. Juni, 2025

Inhaltsverzeichnis

Seine Buchführung erledigen: Welche Unternehmen sind betroffen?

In der Schweiz gilt für nahezu alle Unternehmen eine gesetzliche Buchführungspflicht – unabhängig von Branche oder Grösse. Das Obligationenrecht (OR) regelt in den Artikeln 957 bis 963 die Anforderungen an die Buchführung und Rechnungslegung. Ziel ist es, eine transparente Übersicht über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zu ermöglichen und die Grundlage für steuerliche und rechtliche Prüfungen zu schaffen. Besteuerung kann dabei direkt mit der Buchführung zusammenhängen, insbesondere im Hinblick auf die steuerliche Belastung und Pflichten.

Buchführungspflichtige Unternehmen sind unter anderem:

  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mehr als CHF 500’000 pro Geschäftsjahr,
  • Juristische Personen wie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften, Vereine und Stiftungen,
  • Unternehmen, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen oder einer Revisionspflicht unterstehen.
Unabhängig vom erzielten Umsatz müssen juristische Personen grundsätzlich immer eine ordnungsgemässe Buchführung führen. Bei Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften gilt hingegen eine reduzierte Pflicht, solange der Jahresumsatz unter CHF 500’000 liegt.

Ziel der Buchführungspflicht

Die Buchhaltung dient nicht nur zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, sondern ist auch entscheidend für:
  • die Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz und Erfolgsrechnung),
  • die Abgabe der Steuererklärung,
  • die Kontrolle des Unternehmenserfolgs,
  • die Vorbereitung von Finanzierungsanfragen (z. B. bei Banken),
  • die Einhaltung der gesetzlichen Rechenschaftspflicht gegenüber Aktionären, Gesellschaftern oder Behörden.
Wer keine Buchhaltung führt oder gegen die gesetzlichen Vorgaben verstösst, riskiert empfindliche Konsequenzen – von Steueraufschätzungen über Bussen bis hin zu haftungsrechtlichen Folgen für die Geschäftsleitung.
Welche Buchhaltungsformen sieht das Gesetz vor?

Welche Buchhaltungsformen sieht das Gesetz vor?

Das Schweizer Obligationenrecht unterscheidet zwei grundlegende Buchhaltungsformen: die ordentliche Buchführung (doppelte Buchhaltung) und die vereinfachte Buchführung (Milchbüchleinrechnung). Welche Variante angewendet werden muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens, dem Jahresumsatz sowie weiteren Faktoren wie der Revisionspflicht oder der Publikationspflicht ab. Wenn Sie überlegen, eine neue Rechtsform zu wählen, etwa eine Aktiengesellschaft, sollten Sie auch die Auswirkungen auf die Buchhaltungsform berücksichtigen.

Doppelte Buchhaltung (ordentliche Buchführung)

  • Diese Form der Buchführung ist für alle Unternehmen verpflichtend, die entweder:
    • in der Rechtsform einer juristischen Person organisiert sind (z. B. AG, GmbH, Stiftung),
    • einen Jahresumsatz von mehr als CHF 500’000 erzielen,
    • unter die ordentliche Revision fallen oder
    • gesetzlich zur Rechnungslegung nach besonderen Normen verpflichtet sind.
  • Die doppelte Buchhaltung verlangt:
    • systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle in Soll und Haben,
    • Führung eines Journals, einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung,
    • periodische Kontenabstimmungen (z. B. Bank, Debitoren, Kreditoren),
    • die Dokumentation aller Belege, Buchungen und Jahresabschlüsse.

Vereinfachte Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung)

  • Kleinunternehmen, die:
    • als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft auftreten und
    • weniger als CHF 500’000 Umsatz im Jahr erzielen.
  • können ihre Buchhaltung stark vereinfacht führen. Es genügt die Aufzeichnung:
    • der Einnahmen und Ausgaben (z. B. Kassenbuch, einfache Tabellen),
    • des Privatvermögens,
    • der Investitionen und Finanzierungen,
    • von relevanten Unterlagen wie Quittungen, Verträgen und Kontoauszügen.
Diese einfache Methode reduziert den administrativen Aufwand erheblich und eignet sich insbesondere für Selbständigerwerbende, Startups oder Kleinstbetriebe im Nebenerwerb.

Grenzfall: Umsatz nahe CHF 500’000

Unternehmen, die sich in der Nähe dieser Schwelle befinden, sollten ihre Buchführung frühzeitig anpassen oder freiwillig auf die doppelte Buchhaltung umstellen. Eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres ist aufwendig und birgt rechtliche Risiken.
Goldblum.ch hilft Ihnen dabei, die für Ihr Unternehmen passende Buchhaltungsform zu wählen, begleitet Sie bei der Einführung eines geeigneten Systems und übernimmt auf Wunsch die gesamte Buchhaltung inklusive digitalem Zugriff.
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Die doppelte Buchführung: Inhalt und Umfang

Die doppelte Buchführung gilt als das Standardmodell für mittlere und grössere Unternehmen sowie für juristische Personen. Sie ist komplexer als die vereinfachte Buchhaltung, bietet jedoch eine wesentlich höhere Transparenz und Auswertbarkeit. Wer der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt, muss gesetzlich definierte Mindeststandards einhalten. In Regionen mit starkem Wirtschaftsstandort wie Bern kann sich die Gründung einer Aktiengesellschaft in Bern in Kombination mit professioneller Buchführung besonders lohnen.

Zentrale Elemente der doppelten Buchführung:

  • Journalführung: Jedes Geschäft muss chronologisch erfasst werden. Dabei sind Datum, Belegnummer, Betrag, Buchungstext und die betroffenen Konten anzugeben.
  • Hauptbuch: Alle Buchungen werden in systematischer Form nach Konten geordnet. Die wichtigsten Bereiche sind: Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Warenlager, Löhne, Umsatzsteuer usw.
  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Offene Kundenrechnungen und Lieferantenverbindlichkeiten müssen separat verwaltet werden. Das erleichtert Mahnwesen, Zahlungsplanung und Liquiditätskontrolle.
  • Anlagenbuchhaltung: Investitionen in Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge werden erfasst, abgeschrieben und periodisch bewertet.

Jahresabschluss: Bilanz und Erfolgsrechnung

Die doppelte Buchführung mündet am Geschäftsjahresende in zwei zentrale Auswertungen:
  • Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem Stichtag. Sie enthält Aktiven (z. B. Bankguthaben, Vorräte, Forderungen) und Passiven (z. B. Eigenkapital, Schulden).
  • Die Erfolgsrechnung (GuV) stellt Aufwand und Ertrag gegenüber. Sie zeigt, ob ein Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurde und wie sich die betriebliche Tätigkeit entwickelt hat.

Zusätzliche Elemente:

  • Inventar: Übersicht über Waren, Vorräte und Betriebsmittel.
  • Anhang zur Jahresrechnung: Abhängig von Unternehmensgrösse, enthält er zusätzliche Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen.

Pflicht zur periodischen Abgrenzung

Alle Erträge und Aufwände müssen periodengerecht abgegrenzt werden. Das heisst: Leistungen, die im alten Jahr erbracht, aber erst im neuen Jahr bezahlt wurden, sind dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen. Nur so ergibt sich ein korrektes Bild der wirtschaftlichen Realität.

Digitalisierung der Buchführung

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit Echtzeitzugriff. Goldblum.ch bietet die Integration solcher Systeme an und übernimmt auf Wunsch die laufende Buchführung inklusive monatlichem Reporting.
Die doppelte Buchhaltung ist aufwendiger – aber auch ein wertvolles Instrument zur Unternehmenssteuerung, Risikokontrolle und Finanzierungsplanung.
Die vereinfachte Buchführung: Für Kleinstunternehmen

Die vereinfachte Buchführung: Für Kleinstunternehmen

Für Kleinunternehmen mit begrenztem Umsatz und einfacher Geschäftsstruktur erlaubt das Obligationenrecht eine reduzierte Buchführungspflicht. Diese vereinfachte Buchhaltung ist insbesondere für Selbständigerwerbende, Freiberufler, kleine Einzelunternehmen oder Startups interessant, die jährlich weniger als CHF 500’000 Umsatz erzielen. Die Wahl der passenden Struktur kann entscheidend sein – viele entscheiden sich für ein Einzelunternehmen oder auch eine Holdinggesellschaft, um von steuerlichen und administrativen Vorteilen zu profitieren.
  • Merkmale der vereinfachten Buchführung
    • Keine doppelte Buchhaltung erforderlich
    • Keine systematische Erfassung von Soll und Haben
    • Keine Bilanzpflicht im klassischen Sinne
  • Stattdessen genügt
    • Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (auch „Milchbüchleinrechnung“ genannt)
    • Eine Dokumentation des privaten und betrieblichen Vermögens
    • Die Aufbewahrung aller Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge

Vorteile der einfachen Buchhaltung:

  • Geringerer Zeitaufwand
  • Weniger administrativer Aufwand
  • Keine Notwendigkeit spezieller Buchhaltungssoftware
  • Möglichkeit, die Buchführung selbst zu erledigen

Pflichten bleiben trotzdem bestehen:

Trotz Vereinfachung müssen auch Kleinstunternehmen:
  • Alle geschäftsrelevanten Belege aufbewahren
  • Ihre steuerliche Pflicht korrekt erfüllen
  • Bei Anfragen der Steuerbehörde eine lückenlose Übersicht vorweisen

Wachstumsgrenze beachten

Steigt der Jahresumsatz dauerhaft über CHF 500’000, ist die Umstellung auf die doppelte Buchhaltung verpflichtend. Diese Schwelle sollte frühzeitig erkannt werden, da eine Umstellung während des laufenden Geschäftsjahres zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Empfehlung zur freiwilligen doppelten Buchhaltung

Auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, kann eine freiwillige doppelte Buchhaltung vorteilhaft sein – insbesondere wenn:
  • das Unternehmen externen Investoren oder Kreditgebern Rechenschaft ablegen muss,
  • eine Expansion geplant ist,
  • ein späterer Verkauf oder eine Nachfolgeregelung angestrebt wird.
Goldblum.ch unterstützt Kleinstunternehmen bei der Auswahl und Einführung der passenden Buchhaltungsform und bietet einfache, digitale Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Adam Abdellaoui

Of Counsel
info@goldblum.ch
+41 (44) 5152530

Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Pflichten

Unabhängig von der Grösse des Unternehmens oder der Art der Buchhaltung gelten in der Schweiz einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Pflichten dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Sicherstellung der Rechenschaftspflicht sowie der Vorbereitung auf allfällige Steuerprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen. Wer sich gründlich über seine rechtlichen Pflichten informieren will, findet in unserem Leitfaden zur Unternehmen in der Schweiz weitere wichtige Informationen.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Gemäss Artikel 958f OR sind insbesondere folgende Dokumente aufzubewahren:
  • Buchhaltungsbelege (z. B. Quittungen, Rechnungen, Bankauszüge)
  • Journale und Hauptbücher
  • Jahresabschlüsse (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)
  • Geschäftskorrespondenz (auch E-Mails mit buchhalterischem Bezug)
  • Verträge und rechtlich relevante Vereinbarungen
  • Lagerbestandslisten und Inventare
  • MWST-Abrechnungen und Steuerunterlagen

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Mindestfrist für die Aufbewahrung beträgt 10 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Für bestimmte Dokumente im Zusammenhang mit Grundstückgeschäften oder steuerlichen Rückstellungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.

Form der Aufbewahrung

Die Unterlagen können sowohl in physischer (Papierform) als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden – vorausgesetzt, die Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit der Daten ist während der gesamten Frist gewährleistet.

Digitale Archivierungssysteme müssen den Anforderungen an die Datenintegrität (z. B. Schutz vor nachträglicher Veränderung), die Zugänglichkeit (z. B. lesbar ohne Spezialsoftware) und die Nachvollziehbarkeit (z. B. Indexierung, Protokollierung von Zugriffen) genügen.

Pflicht zur Herausgabe bei Prüfung

Im Rahmen von Steuerkontrollen oder Zivilverfahren können die zuständigen Behörden Einsicht in alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verlangen. Unternehmen sind verpflichtet, diese zeitnah, vollständig und geordnet vorzulegen. Eine unvollständige Dokumentation kann zu Schätzungen, Strafen oder Nachforderungen führen.

Empfehlung zur Archivstrategie

Goldblum.ch empfiehlt Unternehmen, bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung eine Archivstrategie zu definieren.

Diese sollte regeln:
  • Wo und wie die Daten gespeichert werden (lokal, cloudbasiert, hybrid)
  • Wer für die Archivierung verantwortlich ist
  • Welche Dokumente kategorisiert und indexiert werden
  • Wie der Zugriff geregelt und dokumentiert wird
Ein gut organisiertes Archivsystem spart im Ernstfall viel Zeit und Kosten – und sorgt für rechtliche Sicherheit bei Revisionen und Steuerprüfungen.
Digitalisierung der Buchhaltung: Was ist erlaubt?

Digitalisierung der Buchhaltung: Was ist erlaubt?

Die Digitalisierung hat auch in der Buchhaltung längst Einzug gehalten. Viele Unternehmen – vom Start-up bis zur internationalen AG – setzen auf digitale Lösungen, um Buchungen effizienter, transparenter und ortsunabhängig zu verarbeiten. In der Schweiz sind digitale Buchhaltungssysteme ausdrücklich erlaubt, sofern bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllt werden.

Grundlagen und rechtliche Zulässigkeit

Gemäss Art. 957 OR und Art. 958f OR dürfen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Unterlagen auch digital aufbewahren.

Die digitale Buchhaltung muss dabei:
  • der Grundsatz der ordnungsgemässen Buchführung einhalten
  • gegen Datenverlust, Manipulation und unbefugten Zugriff geschützt sein
  • die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle sicherstellen
  • während der gesetzlichen Frist vollständig lesbar bleiben

Anforderungen an digitale Systeme

Ein digitales Buchhaltungssystem muss gewährleisten:
  • Revisionssicherheit (Änderungen nachvollziehbar und dokumentiert)
  • Verfügbarkeit auch bei Systemwechsel oder -ausfall
  • Vollständige Indexierung der Belege
  • Tägliche oder regelmässige Backups
  • Einsatz von Zugriffsprotokollen

Erlaubte Softwarelösungen

  • Auf dem Schweizer Markt existieren zahlreiche Softwarelösungen, die diese Anforderungen erfüllen – darunter:
    • Bexio
    • Abacus
    • Sage
    • Banana Buchhaltung
    • Run my Accounts
    • Goldblum.ch-eigene Lösungen in Zusammenarbeit mit geprüften Softwareanbietern
  • Diese Tools ermöglichen:
    • Automatisierte Verbuchung von Banktransaktionen
    • Mobile Belegerfassung
    • Digitale Archivierung mit OCR-Erkennung
    • Export von Daten für Steuerberater und Behörden

Grenzen der digitalen Buchhaltung

Die Digitalisierung entbindet nicht von der Sorgfaltspflicht. Auch digitale Belege müssen vollständig, lesbar und korrekt abgelegt werden. Zudem sind gewisse Geschäftsvorfälle weiterhin in physischer Form zu dokumentieren – etwa notariell beurkundete Verträge.
Goldblum.ch bietet Unternehmen umfassende Beratung zur Auswahl und Implementierung digitaler Buchhaltungssysteme. Der Service reicht von der Softwareempfehlung über die Schulung Ihrer Mitarbeitenden bis hin zur kompletten Auslagerung Ihrer digitalen Buchführung.
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Der passende Buchhaltungsservice mit Goldblum.ch

Die Entscheidung, die Buchhaltung intern zu führen oder an einen externen Dienstleister auszulagern, hängt von mehreren Faktoren ab: Unternehmensgrösse, verfügbare Ressourcen, regulatorische Anforderungen und der Wunsch nach Effizienz oder Kontrolle. Goldblum.ch bietet flexible Buchhaltungslösungen für jede Ausgangslage – von der teilweisen Unterstützung bis zur vollständigen Übernahme.

Vollständige Auslagerung der Buchhaltung

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamte Buchführung an Goldblum.ch zu übergeben. Dabei profitieren sie von:
  • einer professionellen, revisionssicheren Buchhaltung
  • termingerechter Verarbeitung aller Geschäftsvorfälle
  • automatisierter Abwicklung von Debitoren- und Kreditorenmanagement
  • monatlichen Reports (z. B. BWA, MWST-Übersicht)
  • direktem Zugang zu einem persönlichen Ansprechpartner

Modularer Aufbau des Services

Der Buchhaltungsservice von Goldblum.ch ist modular aufgebaut. Sie wählen nur die Leistungen, die Sie tatsächlich benötigen:
  • Einrichtung und Pflege des Kontenplans
  • Digitale Belegverarbeitung (Scannen, OCR, Archivierung)
  • Lohnbuchhaltung inkl. AHV- und Quellensteuerabrechnung
  • MWST-Abrechnung und Jahresmeldung
  • Vorbereitung und Übermittlung der Steuererklärung
  • Jahresabschluss und Kommunikation mit dem Revisor

Softwareintegration und Schnittstellen

Goldblum.ch arbeitet mit allen gängigen Schweizer Buchhaltungssystemen zusammen (z. B. Bexio, Abacus, Banana) und bietet APIs für den sicheren Datentransfer. Auch individuelle Integrationen (z. B. mit E-Commerce- oder ERP-Systemen) sind möglich.

Individuelle Beratung und Einstieg

Goldblum.ch analysiert Ihre aktuelle Buchhaltungsstruktur und entwickelt ein massgeschneidertes Servicepaket. Der Einstieg ist jederzeit möglich – auch während des laufenden Geschäftsjahres. Auf Wunsch unterstützt Goldblum.ch auch bei der Umstellung von der physischen auf die digitale Buchführung.
Ob Start-up, wachstumsorientiertes KMU oder Holdinggesellschaft: Mit Goldblum.ch bleibt Ihre Buchhaltung gesetzeskonform, effizient und jederzeit auswertbar.

Fazit

Die Buchhaltungspflicht in der Schweiz betrifft nahezu jedes Unternehmen – unabhängig von Rechtsform und Grösse. Während Kleinstunternehmen mit geringem Umsatz eine vereinfachte Buchführung führen dürfen, gilt für juristische Personen und grössere Betriebe die doppelte Buchhaltung als Standard. Diese schafft Transparenz, unterstützt die finanzielle Planung und bildet die Grundlage für rechtskonforme Steuerdeklarationen und Geschäftsentscheide.

Wer die Buchhaltung vernachlässigt oder unvollständig führt, riskiert nicht nur gesetzliche Konsequenzen, sondern auch den Verlust wichtiger Geschäftsinformationen. Eine strukturierte, gut dokumentierte Buchhaltung ist daher essenziell – nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern als strategisches Führungsinstrument.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich zudem neue Möglichkeiten, Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Cloudbasierte Systeme, mobile Belegerfassung, automatisierte Auswertungen und die Anbindung an weitere Geschäftstools reduzieren Aufwand und Fehlerquellen. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Datenschutz, Revisionssicherheit und Dokumentationspflicht.

Goldblum.ch begleitet Unternehmen bei allen Aspekten der Buchführung – von der Wahl der geeigneten Buchhaltungsform über die Einrichtung moderner Systeme bis hin zur vollständigen Auslagerung. Durch individuelle Beratung, technisches Know-how und rechtliche Expertise wird Ihre Buchhaltung nicht nur gesetzeskonform, sondern zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Adam Abdellaoui

Of Counsel
info@goldblum.ch
+41 (44) 5152530

FAQ – Häufige Fragen zur Buchhaltungspflicht in der Schweiz

Grundsätzlich alle juristischen Personen (AG, GmbH, Stiftung, Verein) sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz über CHF 500’000.

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