ProLitteris-Rechnung für Firmen: Pflicht, Tarife und Vorgehen

Was ist ProLitteris und warum schreibt sie Firmen an?

ProLitteris ist die Schweizerische Genossenschaft der Urheber und Verleger von Literatur und bildender Kunst. Sie besteht nach eigenen Angaben seit 1974 und erhebt im Auftrag der Urheber und Verleger Vergütungen für die innerbetriebliche Nutzung geschützter Texte und Bilder, insbesondere für das Kopieren, Scannen und digitale Weiterleiten urheberrechtlich geschützter Werke innerhalb eines Unternehmens.

Die gesetzliche Grundlage ist zweiteilig: Art. 19 Abs. 1 lit. c URG erlaubt die interne Vervielfältigung zum Eigengebrauch in Betrieben. Art. 20 Abs. 2 URG macht diese Erlaubnis kostenpflichtig und begründet einen Vergütungsanspruch zugunsten der Urheber. Bezahlt wird die Vergütung kollektiv über ProLitteris als anerkannte Verwertungsgesellschaft, die dem Institut für Geistiges Eigentum (IGE) untersteht.

Die Tarife, nach denen ProLitteris abrechnet, bedürfen der Genehmigung durch die Eidgenössische Schiedskommission (ESchK). Einmal genehmigt, sind sie nach Art. 59 Abs. 3 URG für alle erfassten Unternehmen verbindlich. Der heute geltende Gemeinsame Tarif 8 (GT 8) wurde am 02.12.2022 von der ESchK genehmigt und vereint seit 01.01.2023 auch den früheren GT 9 für digitale Nutzungen: Der frühere GT 9 ist seit 2023 im GT 8 aufgegangen. Sämtliche ProLitteris-Rechnungen an Betriebe basieren seit diesem Datum auf dem GT 8.

Wer muss zahlen, wer ist befreit?

Die Kopiervergütungspflicht nach GT 8 gilt grundsätzlich für jede Organisation in der Schweiz, die über Kopiergeräte oder ein internes Netz mit Kopierfunktion verfügt. Entscheidend ist die Kopierfähigkeit, nicht der tatsächliche Kopierbetrieb. Das IGE hält ausdrücklich fest: "Ein Vergütungsanspruch besteht, wenn Sie über die Möglichkeit verfügen [zu kopieren]."

Für Industrie-, Handels- und Gewerbebetriebe gilt eine Freigrenze: Unternehmen mit bis zu 14 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) schulden keine Abgabe. Betriebe dieser Branchen mit 15 oder mehr VZÄ zahlen ab der ersten Stelle.

Für Dienstleistungsberufe gilt keine Freigrenze. Kanzleien, Treuhandunternehmen in der Schweiz, Banken, Versicherungen, IT-Betriebe, Arztpraxen, Unternehmensberater, Verbände und ähnliche Organisationen zahlen die Vergütung ab der ersten Stelle. Die folgende Übersicht zeigt typische Branchen pro Tarifstufe (Stand: GT 8, 2023–2027); eine abschliessende Branchenklassifikation enthält das offizielle GT-8-Dokument der ESchK.

Für Industrie- und Handelsbetriebe (Stufe 1) gilt eine Freigrenze bis 14 VZÄ. Alle Dienstleistungsbetriebe, unabhängig von der Tarifstufe, zahlen ab der ersten Stelle (gemäss IGE).

Grossunternehmen mit mehr als 1'000 Vollzeitstellen zahlen ab der 1'001. Stelle den Satz von CHF 3.20 pro Stelle und Jahr. Die Einstufung in eine Tarifstufe richtet sich nach der hauptsächlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

Aktuelle Tarife nach GT 8: Berechnung und Beispiele

Der Gemeinsame Tarif 8 kennt drei Basissätze, einen Medienspiegel-Zuschlag und eine Mindestabgabe. Alle Beträge gelten pro Abrechnungsjahr (Stand: GT 8, 2023–2027).

Massgebend für die Berechnung ist gemäss GT 8 der Mitarbeiterbestand am 31. Dezember des Vorjahres, umgerechnet in Vollzeitäquivalente. Teilzeitangestellte werden proportional gezählt: Ein 60-Prozent-Pensum entspricht 0,6 VZÄ. Ein Einzelunternehmer ohne weitere Mitarbeitende gilt als eine Vollzeitstelle.

Drei Rechenbeispiele veranschaulichen die Spannbreite (Stand: GT 8, 2023–2027):

• Dreipersonenkanzlei (Stufe 3): 3 VZÄ × CHF 8.20 = CHF 24.60; da das Jahresminimum CHF 32.00 beträgt, schuldet die Kanzlei CHF 32.00.
• Zwanzig-Personen-Industriebetrieb (Stufe 1, über Freigrenze): 20 VZÄ × CHF 3.20 = CHF 64.00 jährlich.
• Zehn-Personen-IT-Unternehmen (Stufe 2, keine Freigrenze) mit Medienspiegel für alle: 10 VZÄ × CHF 5.20 = CHF 52.00 + 10 VZÄ × CHF 4.50 = CHF 45.00; total CHF 97.00 jährlich.

Die Kopiervergütung nach GT 8 stellt eine gesetzlich geschuldete Pflichtabgabe dar und ist als Betriebsaufwand vom steuerbaren Gewinn absetzbar. Fragen zur steuerlichen Einordnung behandelt unsere Seite zur Unternehmenssteuer in der Schweiz.

Das Meldeformular: Fristen und Konsequenzen bei Nichtantwort

ProLitteris versendet jedes Jahr ein Meldeformular an alle erfassten und potenziell erfassten Betriebe, in der Regel per Brief oder per E-Mail mit einem individuellen Aktivierungscode. Das Formular dient der Selbstdeklaration: Das Unternehmen gibt die Anzahl Vollzeitäquivalente und die Branchenzugehörigkeit an, auf deren Basis ProLitteris die Jahresrechnung erstellt.

Die Einreichungsfrist richtet sich nach dem jeweiligen Anschreiben. Sie sollten das Formular fristgerecht einreichen, auch wenn Sie der Meinung sind, von der Pflicht befreit zu sein; die korrekte Angabe ist die Basis für die Prüfung der Freigrenze oder einer allfälligen Gerätefreistellung.

Reichen Sie das Formular nicht ein, ist ProLitteris berechtigt, die Vergütung zu schätzen. Gemäss Art. 51 URG besteht eine Auskunftspflicht. Bei Nichterfüllung dieser Pflicht kann ProLitteris einen Zuschlag für den administrativen Mehraufwand erheben. Kritisch: Schweigen Sie 30 Tage lang auf eine Schätzrechnung von ProLitteris, wird diese nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts verbindlich. Das Bundesgericht hat das im Urteil des Bundesgerichts 4A_41/2020 vom 17.04.2020 (Erste Zivilabteilung, ProLitteris gegen A.___ GmbH) ausdrücklich bestätigt: Die beklagte Gesellschaft wurde zur Zahlung von CHF 978.90 zuzüglich Zins verurteilt, weil sie der Schätzrechnung nicht fristgerecht widersprochen hatte.

Eine nachträgliche Korrektur einer verbindlich gewordenen Schätzrechnung ist nicht möglich. Korrekturen wirken nur prospektiv: Sie gelten ab dem nächsten Abrechnungsjahr, nicht für das Jahr, in dem die Frist versäumt wurde. Das bestätigen das IGE, das ProLitteris-Helpdesk und mehrere Treuhandquellen übereinstimmend.

Kein Kopiergerät vorhanden: Erklärungspflicht und Freistellung

Der GT 8 sieht für Betriebe ohne Kopiergeräte und ohne internes Netz mit Kopierfunktion eine Freistellung vor: Die Grundvergütung entfällt oder reduziert sich. Diese Freistellung ist jedoch nicht automatisch. Sie müssen vor der in Ihrem Anschreiben genannten Frist ein Erklärungsformular bei ProLitteris einreichen, das bestätigt, dass keine geeigneten Geräte und kein entsprechendes Netz vorhanden sind.

Zwei Punkte sind dabei entscheidend:

• Frist ist absolut: Eine nachträgliche Erklärung gilt nur für künftige Abrechnungsjahre. Für das laufende Jahr, in dem die Frist versäumt wurde, entfaltet sie keine rückwirkende Wirkung.
• Kopierfähigkeit ist der Massstab, nicht Kopierverhalten: Wer zwar keinen physischen Drucker besitzt, aber über ein internes Netz verfügt, das das Speichern und Weiterleiten geschützter Dokumente erlaubt, verfügt über Kopiermöglichkeiten im Sinne des GT 8. Die Pflicht entfällt in diesem Fall nicht.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Netz oder Ihre Infrastruktur als Kopierfähigkeit im Sinne des GT 8 gilt, empfiehlt sich eine schriftliche Abklärung mit ProLitteris oder mit einer fachkundigen Stelle, bevor Sie das Erklärungsformular einreichen. Beschreibungen wie "wir nutzen keine Kopierfunktion" sind nicht ausreichend; es kommt auf die technische Fähigkeit der vorhandenen Systeme an, nicht auf das tatsächliche Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden.

Rechnung ignorieren: die tatsächlichen Kosten

ProLitteris betreibt konsequent, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden; die Verfahren landen mitunter vor dem Handelsgericht Zürich. Ein Pressebericht der Limmattaler Zeitung belegt: Eine ausstehende Schuld von rund CHF 26 führte zu Mehrkosten von rund CHF 1'000 an Gerichts- und Anwaltskosten auf der Seite der ProLitteris, die dem Schuldner überwälzt wurden. Viele Unternehmen unterschätzen dieses Risiko, weil die Rechnungsbeträge auf den ersten Blick klein wirken.

Das Bundesgericht hat die Rechtmässigkeit der ProLitteris-Tarife in mehreren Urteilen bestätigt. Neben dem Urteil 4A_41/2020 bekräftigte das Bundesgericht im Urteil 4A_382/2019 vom 11.12.2019 die Auskunftspflicht nach Art. 51 URG, die ProLitteris berechtigt, Betriebe zur Offenlegung ihrer Mitarbeiterzahlen zu verpflichten. Beide Urteile stützen sich auf Tarifgenehmigungen durch die ESchK, die nach Art. 59 Abs. 3 URG für alle erfassten Betriebe verbindlich sind.

Wer die Rechnung für zu hoch hält, hat einen einzigen rechtskonformen Weg: Einspruch innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Schätzrechnung, mit korrekten Belegen zu Mitarbeiterzahl und Branche. Diesen Weg nicht zu beschreiten und stattdessen zu schweigen, macht die Schätzrechnung verbindlich.

Schritt-für-Schritt: Was tun mit der ProLitteris-Rechnung?

Die ProLitteris-Korrespondenz erfordert jeweils eine der vier folgenden Reaktionen, je nach Situation Ihres Unternehmens.

Weg 1: Industrie- oder Handelsbetrieb mit bis zu 14 VZÄ. Sie sind von der Abgabe befreit. Füllen Sie das Meldeformular aus, geben Sie Branche und Mitarbeiterzahl an, und reichen Sie es fristgerecht ein. Das Ergebnis ist CHF 0 Abgabe; wichtig ist die Einreichung, um eine Schätzung zu verhindern.

Weg 2: Kein Kopiergerät, kein internes Netz mit Kopierfunktion. Reichen Sie vor der im Anschreiben genannten Frist das Erklärungsformular ein. Die Grundvergütung entfällt oder reduziert sich. Versäumen Sie die Frist, gilt die Freistellung erst ab dem nächsten Jahr.

Weg 3: Zahlungspflichtiger Betrieb. Zählen Sie Ihre Vollzeitäquivalente zum Stichtag 31. Dezember des Vorjahres, bestimmen Sie Ihre Tarifstufe, multiplizieren Sie die VZÄ mit dem Satz, addieren Sie einen allfälligen Medienspiegel-Zuschlag, und prüfen Sie das Jahresminimum von CHF 32.00. Füllen Sie das Meldeformular aus und zahlen Sie die Rechnung fristgerecht (Zahlungsfrist gemäss Rechnung, in der Regel 30 Tage).

Weg 4: Schätzrechnung erscheint falsch. Widersprechen Sie schriftlich innert 30 Tagen nach Erhalt. Legen Sie die korrekten VZÄ und die Branchenzugehörigkeit mit Belegen dar. Nach Ablauf der 30 Tage wird die Schätzung nach der Bundesgerichtsrechtsprechung verbindlich.

Wann die Kopiervergütungspflicht nicht greift

Die GT-8-Pflicht ist breit, aber nicht grenzenlos. Es gibt Konstellationen, in denen sie nicht oder nur eingeschränkt greift.

Kein Betrieb in der Schweiz. Der GT 8 gilt territorial. Ausländische Unternehmen ohne Betriebsstätte oder Niederlassung in der Schweiz unterliegen dem Tarif nicht, selbst wenn sie Schweizer Kunden haben. Subsidiärstellen, Tochtergesellschaften und Zweigniederlassungen in der Schweiz sind jedoch erfasst.

Industrie- und Handelsbetriebe mit 14 oder weniger VZÄ. Die Freigrenze gilt nur für Branchen, die den Tarif-Stufen 1 zugeordnet sind. Unternehmen in Stufe 2 oder 3 kennen keine Freigrenze, unabhängig von der Betriebsgrösse.

Ausschliesslich hoheitliche Tätigkeiten oder nicht gewerbsmässiger Betrieb. Bestimmte öffentlichrechtliche Körperschaften, Bibliotheken und Bildungseinrichtungen unterliegen anderen Tarifen oder Ausnahmeregeln des URG. Für gewöhnliche Unternehmen und Kanzleien ist diese Ausnahme nicht einschlägig.

Keinerlei Kopiermöglichkeit. Wer nachweislich weder Gerät noch Netz besitzt und das fristgerecht erklärt hat, schuldet keine Grundvergütung. Diese Situation ist für die meisten Betriebe mit digitalem Arbeitsumfeld jedoch die Ausnahme, nicht die Regel. Wer Zweifel hat, ob seine Infrastruktur als Kopiermöglichkeit gilt, sollte die Frage klären, bevor er das Formular mit einer Freistellungserklärung einreicht.

Keine dieser vier Ausnahmen berührt die Pflicht zur Einreichung des Meldeformulars: Auch wer CHF 0 schuldet, muss die Zahlen deklarieren. Wer gar nicht reagiert, riskiert eine Schätzrechnung, die nach 30 Tagen verbindlich wird. Die Ausnahme schützt nur, wenn sie aktiv und fristgerecht geltend gemacht wird.