Firmennamen ändern: GmbH oder AG umbenennen

Warum die Umfirmierung eine Statutenänderung ist

Art. 626 Abs. 1 Ziff. 1 OR verlangt für die AG Statutenbestimmungen über «die Firma und den Sitz der Gesellschaft». Art. 776 Ziff. 1 OR sagt dasselbe für die GmbH. Weil die Firma damit statutarisch ist, lässt sie sich nicht durch einen Beschluss des Verwaltungsrats oder der Geschäftsführung ändern und erst recht nicht durch eine blosse Meldung an das Handelsregisteramt.

Art. 647 OR bestimmt für die AG: «Der Beschluss der Generalversammlung oder des Verwaltungsrats über eine Änderung der Statuten ist öffentlich zu beurkunden und ins Handelsregister einzutragen.» Art. 780 OR formuliert dieselbe Regel für die GmbH, bezogen auf die Gesellschafterversammlung oder die Geschäftsführer.

Das ist der Unterschied zu einer Adressänderung innerhalb derselben Gemeinde, die als reine Registermeldung ohne Beurkundung läuft. Wer beides gleichzeitig plant, sollte es in einem Vorgang bündeln, weil die Beurkundung ohnehin stattfindet.

Art. 950 und 944 OR: welche Namen zulässig sind

Art. 950 Abs. 1 OR gibt Handelsgesellschaften und Genossenschaften grundsätzlich freie Hand: Sie können ihre Firma «unter Wahrung der allgemeinen Grundsätze der Firmenbildung frei wählen». Eine Einschränkung steht im gleichen Absatz: In der Firma muss die Rechtsform angegeben werden. Abs. 2 überlässt es dem Bundesrat festzulegen, welche Abkürzungen der Rechtsformen zulässig sind.

Die inhaltliche Schranke steht in Art. 944 Abs. 1 OR. Eine Firma darf neben dem gesetzlich vorgeschriebenen Inhalt Angaben enthalten, die die erwähnten Personen näher umschreiben, auf die Natur des Unternehmens hinweisen oder eine Fantasiebezeichnung darstellen, «vorausgesetzt, dass der Inhalt der Firma der Wahrheit entspricht, keine Täuschungen verursachen kann und keinem öffentlichen Interesse zuwiderläuft».

Praktisch scheitern Namen am Täuschungsverbot: eine Bezeichnung, die eine bewilligungspflichtige Tätigkeit suggeriert, die nicht ausgeübt wird, ein Bestandteil, der eine amtliche oder internationale Stellung nahelegt, oder eine Grössenangabe ohne Substanz. Nach Art. 944 Abs. 2 OR kann der Bundesrat zudem regeln, in welchem Umfang nationale und territoriale Bezeichnungen verwendet werden dürfen; Firmen mit «Schweiz», «Swiss» oder einem Kantonsnamen unterliegen deshalb einer zusätzlichen Prüfung.

Art. 951 OR: der Prüfmassstab und was er nicht prüft

Art. 951 OR verlangt, dass sich die Firma einer Handelsgesellschaft oder Genossenschaft «von allen in der Schweiz bereits eingetragenen Firmen von Handelsgesellschaften und Genossenschaften deutlich unterscheidet». Der Vergleich ist gesamtschweizerisch; dass im eigenen Kanton niemand ähnlich heisst, genügt nicht.

Was Art. 951 OR nicht erfasst, ist das Markenregister. Ein Name kann die Firmenprüfung bestehen und dennoch eine ältere Marke verletzen, weil das Markenrecht mit Ähnlichkeit und Gleichartigkeit der Waren und Dienstleistungen arbeitet statt mit «deutlicher Unterscheidung» im Firmenbestand. Eine Umfirmierung ist deshalb der richtige Moment für beide Recherchen; die Abgrenzung behandeln wir unter Firmennamen schützen: Firma oder Marke.

Der Ablauf in fünf Schritten

Der Zeitpunkt in Schritt 4 ist der rechtlich entscheidende. Nach Art. 936a Abs. 1 OR werden Einträge im Schweizerischen Handelsamtsblatt elektronisch veröffentlicht und «werden mit der Veröffentlichung wirksam». Bis dahin ist im Rechtsverkehr die bisherige Firma zu führen, auch wenn der Beschluss bereits beurkundet ist.

Art. 954a OR: die Pflicht, die neue Firma vollständig zu verwenden

Nach der Umfirmierung greift eine Pflicht, die in der Umstellungsplanung oft untergeht. Art. 954a Abs. 1 OR verlangt, dass «in der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen» die im Handelsregister eingetragene Firma vollständig und unverändert angegeben wird. Abs. 2 erlaubt zusätzlich Kurzbezeichnungen, Logos, Geschäftsbezeichnungen und Enseignes.

Die praktische Folge: Ein Rechnungskopf, der nur die Kurzform oder das Logo trägt, genügt nicht. Die vollständige Firma samt Rechtsformzusatz gehört auf Rechnungen und in die Geschäftskorrespondenz; die Marke oder Kurzbezeichnung darf daneben stehen, nicht an ihrer Stelle.

Was gleich bleibt: UID, Verträge, Bewilligungen

Eine Umfirmierung ist keine Neugründung und keine Rechtsnachfolge. Die juristische Person bleibt identisch, weshalb die Unternehmens-Identifikationsnummer unverändert bleibt und laufende Verträge, Bankbeziehungen, Miet- und Arbeitsverträge, Grundbucheinträge, Bewilligungen und hängige Verfahren weiterlaufen. Ein Vertragspartner kann aus der Namensänderung keine Neuverhandlung ableiten.

Was zu tun bleibt, ist die Nachführung der Bezeichnungen bei Dritten: MWST-Registrierung, Ausgleichskasse und weitere Sozialversicherungen, Versicherungen, Bank, Domaininhaberschaft, Impressum und Datenschutzerklärung. Diese Meldungen sind formlos, aber zahlreich; eine Liste vor der Beurkundung erspart Nacharbeit.

Was sichtbar bleibt: die Registerhistorie

Art. 954 OR erlaubt die Beibehaltung der bisherigen Firma nur in einem engen Sonderfall, nämlich wenn der darin enthaltene Name des Geschäftsinhabers oder eines Gesellschafters von Gesetzes wegen oder durch die zuständige Behörde geändert wurde. Ausserhalb dieses Falles ersetzt die neue Firma die alte.

Ersetzt heisst aber nicht gelöscht. Der Handelsregisterauszug führt frühere Firmen in der Historie, und diese Einträge sind über den Zentralen Firmenindex Zefix öffentlich einsehbar. Wer eine Umfirmierung als Mittel zur Distanzierung von einer Vergangenheit erwägt, sollte das wissen: Für jede Gegenpartei, die einen Auszug bestellt, ist die frühere Firma sichtbar, und eine Bank oder ein Auftraggeber bestellt ihn.

Wann die Namensänderung die falsche Massnahme ist

Wenn es um Reputation geht. Wegen der Registerhistorie erreicht eine Umfirmierung dieses Ziel nicht. Sie erzeugt zusätzlich eine Erklärungslast gegenüber Banken und Gegenparteien, die die Änderung im Auszug sehen.

Wenn nur die Aussenwirkung gemeint ist. Art. 954a Abs. 2 OR erlaubt Geschäftsbezeichnungen, Kurzformen und Enseignes neben der Firma. Wer im Markt anders auftreten will, kann das über eine Marke und eine Geschäftsbezeichnung tun und die Firma unverändert lassen; das ist schneller und ohne Beurkundung möglich.

Wenn eine Sitzverlegung ohnehin ansteht. Dann gehören beide Änderungen in denselben beurkundeten Beschluss, statt zwei Verfahren und zwei Registergebühren auszulösen. Was bei einem Wechsel der politischen Gemeinde zusätzlich zu beachten ist, steht unter Geschäftsadresse in der Schweiz.

Firmenrecherche, Statutenänderung, Beurkundungstermin und Anmeldung beim Handelsregister gehören zum Gesellschaftssekretariat von Goldblum und Partner AG mit Büros in Zürich und Zug.