Handelsregistereintrag ändern: Mutationen bei AG und GmbH

Art. 933 OR: die Nachführungspflicht ohne Ermessensspielraum

Art. 933 Abs. 1 OR ist eine der kürzesten Bestimmungen des Handelsregisterrechts und lässt keinen Beurteilungsspielraum: «Ist eine Tatsache im Handelsregister eingetragen, so muss auch jede Änderung dieser Tatsache eingetragen werden.» Es gibt keine Erheblichkeitsschwelle und keine Bagatellgrenze.

Abs. 2 fügt ein individuelles Recht hinzu: Eine ausgeschiedene Person hat das Recht, die Löschung ihres Eintrags anzumelden. Die Bestimmung ist für zurückgetretene Verwaltungsratsmitglieder und Zeichnungsberechtigte gedacht, deren Gesellschaft untätig bleibt.

Die Ordnung des Verfahrens überlässt Art. 943 OR dem Bundesrat, der sie in der Handelsregisterverordnung (HRegV, SR 221.411) geregelt hat: Anmeldung, Eintragung, Änderung, Löschung und Wiedereintragung, Inhalt der Einträge, Belege und deren Prüfung.

Die Weiche: Statutenänderung oder blosse Anmeldung

Art. 626 Abs. 1 OR zählt auf, worüber die Statuten einer AG Bestimmungen enthalten müssen: Firma und Sitz, Zweck, Höhe und Währung des Aktienkapitals samt geleisteten Einlagen, Anzahl, Nennwert und Art der Aktien sowie die Form der Mitteilungen an die Aktionäre. Art. 776 OR führt für die GmbH eine entsprechende, kürzere Liste.

Alles, was auf diesen Listen steht, lässt sich nur über eine Statutenänderung ändern, und die ist nach Art. 647 OR beziehungsweise Art. 780 OR öffentlich zu beurkunden und ins Handelsregister einzutragen. Alles andere ist eine Anmeldung.

Die praktische Regel, die sich daraus ergibt: Wenn ohnehin beurkundet wird, sollten alle anstehenden Änderungen in denselben Beschluss und dieselbe Anmeldung. Nach Art. 941 Abs. 1 OR bezahlt eine Gebühr, wer eine Verfügung einer Handelsregisterbehörde veranlasst; drei über das Jahr verteilte Einzelanmeldungen kosten entsprechend mehr als eine gebündelte.

Adresse, Sitz und Kanton: drei verschiedene Vorgänge

Neue Adresse in derselben Gemeinde. Das Rechtsdomizil nach Art. 117 Abs. 2 HRegV steht nicht in den Statuten. Es genügt die Anmeldung beim Handelsregisteramt. Handelt es sich um eine c/o-Adresse, ist nach Art. 117 Abs. 3 HRegV die Erklärung des neuen Domizilhalters beizulegen.

Neue Adresse in einer anderen Gemeinde. Der Sitz ist nach Art. 117 Abs. 1 HRegV der Name der politischen Gemeinde und nach Art. 626 Abs. 1 Ziff. 1 OR statutarisch. Ein Gemeindewechsel ist deshalb eine Statutenänderung mit Beurkundung, auch wenn die neue Adresse zwei Kilometer entfernt liegt.

Neuer Kanton. Rechtlich derselbe Vorgang wie jeder Gemeindewechsel; zuständig wird das Handelsregisteramt des neuen Sitzkantons. Was hinzukommt, ist steuerlich: Nach Art. 50 DBG knüpft die Steuerpflicht an Sitz oder tatsächliche Verwaltung an. Wird nur die Adresse verlegt und nicht die Geschäftsführung, kann der bisherige Kanton die Steuerhoheit weiter beanspruchen. Die Details dazu und zur Wahl des Standorts stehen unter Geschäftsadresse in der Schweiz.

Organe und Zeichnungsberechtigungen: Art. 936b Abs. 2 als Haftungsfalle

Mutationen bei Personen gelten als Routine und werden deshalb am häufigsten liegen gelassen. Die Folge steht in Art. 936b Abs. 2 OR: Eine Tatsache, deren Eintragung vorgeschrieben ist und die nicht eingetragen wurde, kann einem Dritten nur entgegengehalten werden, wenn bewiesen wird, dass sie ihm bekannt war.

Konkret: Tritt ein Verwaltungsratsmitglied zurück und wird die Löschung nicht angemeldet, gilt es gegenüber gutgläubigen Dritten weiterhin als vertretungsberechtigt. Die Beweislast dafür, dass der Dritte vom Rücktritt wusste, trägt die Gesellschaft. Für die zurückgetretene Person ist das keine theoretische Frage, weil an die Organstellung Verantwortlichkeitsansprüche anknüpfen.

Deshalb der zweite Absatz von Art. 933 OR: Die ausgeschiedene Person kann die Löschung ihres Eintrags selbst anmelden. Wer zurücktritt, sollte den Rücktritt schriftlich erklären und, wenn die Gesellschaft nicht innert nützlicher Frist handelt, von diesem Recht Gebrauch machen.

Art. 940 OR: Ordnungsbusse bis CHF 5'000

Art. 940 OR gibt dem Handelsregisteramt ein Druckmittel: «Wer vom Handelsregisteramt unter Hinweis auf die Strafdrohung dieses Artikels aufgefordert wird, seine Eintragungspflicht zu erfüllen, und dieser Pflicht nicht innerhalb der gesetzten Frist nachkommt, kann vom Handelsregisteramt mit einer Ordnungsbusse bis zu 5000 Franken bestraft werden.»

Zwei Voraussetzungen sind kumulativ: eine Aufforderung unter ausdrücklichem Hinweis auf die Strafdrohung und der Ablauf der gesetzten Frist. Die Busse trifft nicht ohne Vorwarnung. Umgekehrt heisst das: Eine Aufforderung des Handelsregisteramtes mit Hinweis auf Art. 940 OR ist kein Serienbrief, sondern die letzte Stufe vor der Sanktion.

Unabhängig davon kann das Amt nach Art. 938 OR die vorgeschriebenen Eintragungen von Amtes wegen vornehmen, wenn die Beteiligten der Aufforderung nicht nachkommen. Wer eine Mutation aussitzt, verhindert sie also nicht.

Art. 939 OR: wenn der Mangel die Organisation betrifft

Fehlt der Gesellschaft ein zwingend vorgeschriebenes Organ, greift ein anderes Verfahren. Nach Art. 939 Abs. 1 OR fordert das Handelsregisteramt die Rechtseinheit auf, den Mangel zu beheben, und setzt ihr eine Frist. Wird der Mangel nicht behoben, überweist es die Sache nach Abs. 2 dem Gericht, das die erforderlichen Massnahmen ergreift.

Die häufigsten Fälle sind das Fehlen einer in der Schweiz wohnhaften vertretungsberechtigten Person nach Art. 718 Abs. 4 OR, ein unterbesetzter Verwaltungsrat und eine fehlende oder nicht zugelassene Revisionsstelle. Solche Mängel entstehen meist als Nebenfolge einer nicht gemeldeten Mutation: Der einzige in der Schweiz wohnhafte Verwaltungsrat tritt zurück, und die Gesellschaft merkt erst durch das Schreiben des Amtes, dass sie damit organisatorisch mangelhaft ist. Was dafür nötig ist, steht unter Verwaltungsrat mit Wohnsitz in der Schweiz.

Was jede Anmeldung braucht

Art. 929 OR setzt den Rahmen für die Eintragung selbst. Abs. 1: Einträge müssen wahr sein und dürfen weder zu Täuschungen Anlass geben noch einem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen. Abs. 2: Die Eintragung beruht auf einer Anmeldung, und die einzutragenden Tatsachen sind zu belegen. Abs. 3: Eintragungen können auch aufgrund eines Urteils, einer Verfügung oder von Amtes wegen erfolgen.

Der Belegzwang aus Abs. 2 ist der Grund, weshalb Mutationen an unvollständigen Unterlagen scheitern. Je nach Mutation verlangt das Amt den beurkundeten Beschluss samt neuen Statuten, die Annahmeerklärung neu eintretender Organmitglieder, die Rücktrittserklärung ausscheidender Personen, die Domizilannahmeerklärung bei einer c/o-Adresse oder die Annahmeerklärung der Revisionsstelle. Nach Art. 937 OR prüft das Amt, ob Anmeldung und Belege keinen zwingenden Vorschriften widersprechen und den vorgeschriebenen Inhalt aufweisen.

Wann die Mutation nicht die richtige Massnahme ist

Wenn die Struktur geändert werden soll, nicht nur der Eintrag. Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung folgen dem Fusionsgesetz und nicht dem Mutationsverfahren. Wer eine GmbH in eine AG überführen will, ändert nicht den Eintrag, sondern führt eine Umwandlung durch.

Wenn das Kapital betroffen ist. Eine Kapitalerhöhung ist keine Mutation, sondern ein eigenes Verfahren mit Zeichnung, Liberierung, Kapitalerhöhungsbericht und teils Prüfungsbestätigung; dazu Kapitalerhöhung der Schweizer AG.

Wenn die Gesellschaft nicht mehr tätig ist. Dann führt die Nachführung von Organen ins Leere. Nach Art. 934 Abs. 1 OR löscht das Handelsregisteramt eine Rechtseinheit ohne Geschäftstätigkeit und ohne verwertbare Aktiven; die geordnete Alternative ist die Liquidation. Grundlagen zum Register selbst stehen unter Eintrag ins Handelsregister.

Vorbereitung der Anmeldung, Beurkundungstermin, Belege und die laufende Nachführung von Organen und Zeichnungsberechtigungen gehören zum Gesellschaftssekretariat von Goldblum und Partner AG mit Büros in Zürich und Zug.